Une suspension légale ou contentieuse est une procédure conçue pour garantir que les informations susceptibles d’être pertinentes pour un litige sont préservées. Les personnes et les organisations sont tenues de mettre en place une retenue légale pour conserver les preuves et les pièces justificatives en leur possession si elles ont connaissance de poursuites judiciaires qui pourraient être engagées contre elles. Le défaut de conserver les documents pertinents dans le cadre d’une suspension légale peut entraîner des amendes et d’autres sanctions.
Le processus d’établissement d’une suspension légale commence lorsqu’une personne ou une organisation prend conscience de la possibilité d’un litige. Une façon de s’assurer que les gens sont au courant consiste à leur envoyer une notification, ce qui garantit également que s’ils détruisent des documents après l’envoi de la notification, ils peuvent être pénalisés pour avoir omis de mettre en place une suspension légale après avoir découvert qu’un litige était un possibilité.
Une fois conscientes de l’obligation de conserver les preuves, les personnes doivent prendre des mesures pour s’assurer que les informations stockées électroniquement et les documents physiques sont correctement stockés. Cela peut impliquer une suspension temporaire des politiques de gestion des documents et des informations pour éviter la destruction automatique, l’écrasement du stockage sur bande, etc. Avec les informations stockées électroniquement, certaines régions exigent la création d’une zone de stockage séquestrée séparée pour réduire le risque de suppressions ou de corruptions accidentelles des données.
Dans une organisation telle qu’une entreprise, le conseiller juridique de l’entreprise informe généralement l’entreprise qu’une suspension légale est en place et que des mesures doivent être prises pour s’y conformer. Le service informatique et les employés concernés doivent également en être informés. Pour s’assurer que les suspensions légales sont exécutées de manière fluide et cohérente, la plupart des entreprises ont mis en place des politiques claires qui informent les gens sur ce qu’il faut faire en cas de suspension pour litige. Ces politiques peuvent également être utilisées devant les tribunaux pour montrer qu’une entreprise a fait preuve de diligence raisonnable en matière de protection des preuves.
Dans le cas d’affaires pénales, le gouvernement peut également exécuter un mandat pour saisir des informations et des documents pertinents relatifs à une affaire ou à une enquête. Dans le cas des affaires civiles, les avocats de la partie adverse peuvent exiger la divulgation de preuves et de documents pertinents alors qu’ils se préparent pour leur journée devant le tribunal. Au cours d’un processus connu sous le nom de « découverte », les deux parties peuvent demander des documents, des dépositions et d’autres éléments qu’elles jugent pertinents pour l’affaire.