Un réceptionniste d’entreprise travaille généralement pour une société ou une grande entreprise, telle qu’une banque, une compagnie d’assurance ou une société pharmaceutique. Le rôle d’une réceptionniste d’entreprise varie considérablement du rôle d’une réceptionniste dans un hôpital ou un cabinet dentaire. Généralement, une réceptionniste dans un cadre d’entreprise est responsable de la planification des réunions, de la réponse et de la direction des appels téléphoniques et de la réception du courrier. Peu d’études au-delà du lycée sont nécessaires pour devenir réceptionniste d’entreprise.
La principale responsabilité d’un réceptionniste est d’accueillir les personnes qui entrent dans le bureau. Lorsqu’un visiteur entre dans un bureau d’entreprise, la réceptionniste est généralement la première personne qu’il voit. Il est de la responsabilité de la réceptionniste d’entreprise de découvrir l’identité du visiteur et le but de sa présence au bureau.
Elle peut le faire signer à la réception et informer un cadre ou un autre employé de l’arrivée du visiteur. Selon la taille du bureau, il peut être du travail de la réceptionniste d’imprimer des étiquettes de nom ou d’autres identifications pour un visiteur d’un bâtiment. Si le visiteur est indésirable, comme un vendeur ou un avocat, il est de la responsabilité de la réceptionniste de le faire partir.
Répondre au téléphone est une autre tâche clé d’un réceptionniste. Elle a la responsabilité de prendre les messages des appelants si la personne avec qui ils souhaitent parler n’est pas disponible ainsi que la responsabilité de s’assurer que les messages sont livrés. Si un client ou un client en colère appelle, une réceptionniste d’entreprise doit pouvoir communiquer avec la personne de manière calme. Dans certains cas, c’est le rôle de la réceptionniste d’empêcher les appels indésirables d’atteindre un cadre ou un autre employé.
Dans certains bureaux, la réceptionniste peut être chargée de recevoir et de trier le courrier. Elle peut avoir besoin de signer pour les colis ou le courrier certifié qui est livré. Certaines réceptionnistes d’entreprise peuvent ouvrir le courrier de leurs patrons ou simplement le placer dans une boîte.
Si une salle de conférence ou un espace de réunion est disponible, il peut être du devoir de la réceptionniste d’y organiser des réunions. Elle peut garder un calendrier sur son bureau que les autres employés peuvent consulter s’ils veulent se déconnecter de la salle. La réceptionniste peut également être chargée de planifier des réunions pour les cadres ou d’autres membres du personnel, soit avec des clients, soit avec d’autres membres du personnel.
Habituellement, un diplôme d’études secondaires est requis pour devenir réceptionniste. Certaines personnes peuvent recevoir une formation supplémentaire après le lycée. Les réceptionnistes avec plus de formation ou un diplôme universitaire peuvent être en mesure d’accéder à d’autres emplois.