Les apprentissages aident les comptables nouvellement formés à acquérir une expérience précieuse sur le lieu de travail. En tant qu’apprenti comptable, les employés effectuent bon nombre des mêmes tâches que les comptables pleinement qualifiés, bien que ces apprentis travaillent généralement sous une supervision étroite. Un apprenti comptable peut aider à l’audit et à la budgétisation, ou aider à maintenir les livres comptables d’une entreprise. Cela implique généralement l’utilisation d’un logiciel de comptabilité spécial, bien que certaines entreprises puissent encore utiliser des registres papier. Les apprentis paient également les factures, gèrent la paie et assistent la direction dans les tâches de secrétariat de base.
Un nouvel apprenti comptable commence généralement par effectuer des tâches de bureau de base, notamment répondre au téléphone, répondre aux courriels et s’occuper des télécopies et du courrier. Ces employés tiennent également les dossiers de l’entreprise, font des copies et peuvent agir comme réceptionnistes. Un apprenti peut même être responsable de tâches telles que faire du café, commander le déjeuner pour d’autres membres du personnel et acheter de nouvelles fournitures de bureau au besoin. Ces types de responsabilités permettent aux apprentis de se familiariser avec l’entreprise et ses opérations avant de se lancer dans des tâches plus complexes.
Au fur et à mesure que l’apprenti comptable acquiert de l’expérience, il peut passer à des travaux plus élaborés, tels que la tenue des registres de l’entreprise. Cela implique la saisie de chaque transaction financière effectuée par l’entreprise dans un logiciel de comptabilité spécial. L’apprenti enregistre les comptes débiteurs et créditeurs et entre de nouvelles informations concernant les fournisseurs, les employés et les comptes. Il peut également utiliser ces programmes pour imprimer des rapports permettant au personnel comptable d’analyser la santé financière de l’entreprise.
En plus de consigner ce type d’informations dans l’ordinateur, un apprenti comptable peut également interagir avec les créanciers, les clients et les autres employés de l’entreprise. Il effectue des vérifications de crédit pour aider les nouveaux clients à ouvrir un compte, s’assure que les factures sont payées à temps et remet les chèques et autres paiements entrants à la banque. Un apprenti comptable peut même être responsable de la gestion de la paie de l’entreprise, y compris l’envoi des impôts et autres paiements à l’agence appropriée. Ces employés peuvent également être invités à appeler les clients concernant des factures en souffrance ou à orienter ces clients en souffrance vers des agences de recouvrement.
Après qu’un apprenti comptable a passé du temps avec l’entreprise et a beaucoup appris sur les opérations et les procédures, il peut être amené à participer à des tâches complexes comme l’audit. Cela comprend les audits internes, où l’entreprise rapproche ses propres registres, et les audits externes à des fins fiscales ou autres. Le processus d’audit consiste à faire correspondre chaque créditeur et débiteur avec la documentation de support appropriée, y compris les bons de commande, les contrats et les estimations de coûts.