Un réceptionniste de clinique est chargé de gérer le service à la clientèle ou les problèmes administratifs dans un établissement de santé. En règle générale, cette personne répond aux appels téléphoniques, répond aux courriels et répond aux questions des patients externes et d’autres personnes. La plupart des employeurs embauchent une réceptionniste de clinique avec une expérience préalable en service à la clientèle ou en secrétariat, bien que certaines entreprises préfèrent embaucher des personnes qui ont une certaine connaissance des procédures médicales et de la terminologie.
Les cliniques sont un type d’établissement médical qui s’adresse normalement exclusivement aux patients externes plutôt qu’aux patients hospitalisés. La réceptionniste de la clinique est assise à un bureau généralement situé à une courte distance de l’entrée principale. Les heures de travail d’un réceptionniste coïncident normalement avec les heures d’ouverture de la clinique, bien que dans certains cas, il ou elle puisse accepter des appels téléphoniques pendant un certain temps avant ou après que les médecins aient cessé de voir les patients pour la journée.
Les clients qui entrent dans l’établissement sont accueillis par la réceptionniste de la clinique. Certains établissements très fréquentés en emploient plusieurs pour s’assurer que les patients n’ont pas à faire la queue pour être vus. La réceptionniste dirige les patients vers le bureau du médecin approprié ou fixe des rendez-vous pour des visites ultérieures. Dans certains bureaux, ils sont chargés de fournir aux patients des ordonnances écrites et sont souvent chargés de percevoir les paiements des patients et de facturer les compagnies d’assurance.
En plus de fournir un service à la clientèle, une réceptionniste de clinique doit également assurer la liaison avec les médecins et les professionnels de la santé lors de la prise de rendez-vous. Dans certains établissements, les professionnels de la santé et le personnel administratif ont accès à un calendrier informatisé. La réceptionniste peut voir quand un médecin est disponible pour voir les patients en vérifiant le système de calendrier et après avoir fourni au patient l’heure et la date, cette personne entre ensuite les informations dans l’horaire du médecin comme indiqué sur le système.
Les réceptionnistes sont généralement responsables de la gestion du standard téléphonique, car de nombreux établissements médicaux disposent de plusieurs lignes téléphoniques et emploient de nombreux professionnels de la santé différents. Il ou elle répond aux appels extérieurs et soit dirige ces appels vers le professionnel concerné, soit prend un message. Lorsqu’elles sont confrontées à des plaintes de clients, les personnes employées dans ces rôles peuvent avoir à prendre des dispositions pour que le gestionnaire des installations rencontre le client, tandis que les problèmes moins graves sont normalement traités par les employés de la réception.
De nombreuses entreprises emploient des diplômés du secondaire pour occuper ces postes tandis que d’autres préfèrent embaucher des personnes qui ont suivi une formation officielle en secrétariat ou en bureautique. Certains collèges communautaires offrent des cours professionnels à court terme pour les travailleurs et les administrateurs de l’industrie du service à la clientèle et de nombreuses réceptionnistes s’inscrivent à ces programmes plutôt qu’à des cours universitaires complets. Les personnes qui ont déjà travaillé comme infirmières ou techniciennes médicales sont parfois choisies pour ces emplois parce qu’elles connaissent les pratiques et les termes médicaux.