Les spécialistes du soutien aux programmes sont des personnes qui aident les programmes à fonctionner efficacement en exécutant une grande variété de fonctions administratives. Ces types de professionnels participent à l’élaboration des plans organisationnels à long terme et s’assurent que les objectifs établis sont atteints. Une personne qui souhaite devenir spécialiste du soutien aux programmes doit généralement obtenir un diplôme d’associé de deux ans ou un baccalauréat de quatre ans en administration des affaires et être capable de bien travailler de manière indépendante et avec d’autres. La personne est chargée de superviser les dossiers du programme et de répondre aux questions du public en plus de générer de la correspondance et d’accomplir d’autres tâches de bureau.
L’une des principales tâches d’un spécialiste de l’appui aux programmes consiste à tenir des dossiers avec précision. Ce type de personne a la responsabilité de s’assurer que les documents financiers restent dans un endroit sûr et de s’assurer que les dépenses d’une entreprise sont conformes aux fonds alloués. Il ou elle doit être à l’aise avec l’utilisation de systèmes de bases de données de logiciels informatiques pour surveiller les dépenses. De plus, le spécialiste doit gérer le placement de la correspondance commerciale et des rapports.
Les personnes dans ce domaine de carrière doivent également posséder de solides compétences en service à la clientèle et en planification. Un spécialiste du soutien au programme répond aux demandes téléphoniques et transfère les appels téléphoniques à d’autres membres du personnel du programme si nécessaire. Il ou elle doit en outre être en mesure de gérer un calendrier de service pour s’assurer que les autres employés savent quand assister à diverses réunions. Ce type de professionnel prépare les installations pour les ateliers et autres événements et gère les déplacements si nécessaire.
La capacité de produire des documents d’aspect professionnel est une autre exigence d’un emploi dans ce domaine. Les personnes qui soutiennent le succès des programmes doivent être capables d’utiliser un logiciel de traitement de texte pour créer des notes de service, des rapports sur diverses statistiques et même des sondages pour les participants aux initiatives de leur organisation. Un spécialiste du soutien aux programmes crée des diapositives de présentation et conçoit même des brochures et autres supports de relations publiques pour promouvoir les projets de son entreprise. Pour cette raison, la connaissance des produits logiciels de conception par ordinateur est essentielle.
Les rôles dans cette industrie exigent en outre que les travailleurs accomplissent une myriade d’autres tâches liées au bureau. Par exemple, un spécialiste de l’appui aux programmes doit gérer l’inventaire de son bureau pour s’assurer que toutes les fournitures nécessaires sont disponibles. La surveillance du temps des employés et l’organisation de la réparation de l’équipement sont également des responsabilités cruciales de ce type de professionnel. Un spécialiste doit également distribuer le courrier et effectuer des tâches de saisie de données pour son programme.