Les réceptionnistes sont des employés qui travaillent dans un bureau. Ils sont souvent les premières personnes avec lesquelles les visiteurs interagissent, ils sont donc souvent considérés comme les visages publics de diverses entreprises. Un réceptionniste stagiaire est un nouvel employé qui est formé pour exercer les fonctions de réceptionniste. Ces tâches peuvent varier selon le bureau, mais généralement, la réceptionniste stagiaire apprendra des tâches de bureau telles que la dactylographie, la connexion et l’utilisation de programmes informatiques, la réponse au téléphone, le classement de la paperasse et l’exécution d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Le stagiaire sera généralement guidé par une réceptionniste plus expérimentée ou par un manager.
Le niveau d’éducation dont un réceptionniste stagiaire aura besoin pour être embauché peut varier selon l’entreprise, bien qu’en général, il ou elle ait besoin d’une formation postsecondaire. D’autres entreprises peuvent être disposées à embaucher une réceptionniste stagiaire sans formation postsecondaire, bien qu’un diplôme d’études secondaires ou une qualification équivalente soit presque toujours exigé. Des compétences de base en mathématiques et des compétences exceptionnelles en communication seront toutes deux nécessaires. Le réceptionniste passera une partie importante de la journée à communiquer avec les autres employés ainsi qu’avec les visiteurs et les clients. Il doit donc être en mesure de communiquer efficacement et professionnellement à tout moment.
Le réceptionniste stagiaire apprendra souvent les compétences de base nécessaires pour réussir dans le travail, mais plus important encore, il apprendra les tâches et processus spécifiques associés à l’entreprise pour laquelle il travaille. Cela peut signifier apprendre une terminologie spécifique ou apprendre à utiliser un type spécifique de programme informatique. Dans le domaine médical, par exemple, la réceptionniste peut être appelée à suivre un cours de terminologie médicale afin de mieux se préparer à comprendre les différentes tâches qu’elle accomplira à titre de réceptionniste. Les réceptionnistes juridiques peuvent également avoir besoin d’apprendre la terminologie propre à la profession juridique.
Tout aussi important, le réceptionniste stagiaire doit apprendre à traiter avec les clients sur une base régulière. Cela peut signifier répondre à des demandes ou demandes de renseignements de base, ou cela peut impliquer de traiter avec des clients hostiles ou autrement mécontents. Le réceptionniste peut être responsable de la planification des réunions ou du suivi des événements, et il ou elle sera probablement responsable des tâches de classement. Cela signifie qu’il ou elle gérera les informations privilégiées et sera responsable d’assurer leur conservation. La dictée peut être une autre responsabilité du réceptionniste stagiaire, et il peut être chargé de rédiger des documents à usage professionnel.