Les organisations qui collectent fréquemment des fonds peuvent trouver que l’achat d’un logiciel de collecte de fonds spécialisé est un bon investissement pour rester organisé, suivre les dons des donateurs et solliciter davantage. Bien que le prix et les fonctionnalités des logiciels de collecte de fonds puissent varier, la plupart offrent des fonctionnalités de base similaires qui fonctionnent bien pour de nombreux types d’organisations. La plupart des logiciels de collecte de fonds offrent la possibilité de créer une base de données de donateurs et de voir les dons ou les promesses que les donateurs ont faits. Il donne également la possibilité de suivre les dons monétaires, et de nombreux logiciels se synchroniseront avec les logiciels de comptabilité pour suivre le budget de l’ensemble de l’organisation.
La possibilité de créer des profils de donateurs est l’un des aspects les plus importants de la plupart des différents types de logiciels de collecte de fonds. Cela permet à l’organisation de mettre le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du donateur, ainsi que d’autres informations pertinentes telles que les membres de la famille ou les changements de nom. Associé à ce profil de donateur sera un historique des dons, ou un registre des promesses qu’il a faites à l’organisation, s’il fait un don sur une base régulière et planifiée. Le logiciel de collecte de fonds peut également être en mesure de compiler ces profils de donateurs très rapidement pour créer des mailings, des newsletters ou des sollicitations. Par exemple, il sera plus facile d’ajouter une salutation personnelle à la lettre, d’imprimer des étiquettes d’adresse ou de créer des publicités pour des événements spéciaux de collecte de fonds tout au long de l’année.
En plus de maintenir les profils des donateurs, le logiciel de collecte de fonds aidera également à suivre les dons sur une période de temps, comme des mois ou des années. Cela permet à l’organisation de voir en un coup d’œil si leurs efforts de collecte de fonds portent leurs fruits ou s’ils doivent faire plus de sollicitation dans un certain domaine. Si le logiciel est capable de se synchroniser avec d’autres logiciels de comptabilité, cela peut aider à prendre en compte la collecte de fonds dans le budget annuel de l’organisation, ce qui peut également aider à gagner du temps.
Pour les organisations comptant également de nombreux bénévoles, le logiciel de collecte de fonds peut inclure des fonctionnalités qui divisent certains donateurs en catégories que les bénévoles peuvent utiliser lorsqu’ils passent des appels téléphoniques ou envoient des lettres pour solliciter des fonds. Cela permet aux volontaires de prendre des notes et d’informer les autres volontaires lorsqu’ils ont déjà contacté quelqu’un. Certains types de logiciels de collecte de fonds offriront également un accès en ligne à cette fin, permettant aux bénévoles de collaborer et de travailler ensemble même s’ils sont à leur bureau à domicile.