La façon dont vous obtenez le remboursement du téléphone cellulaire dépend de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Habituellement, lorsqu’une personne utilise un téléphone cellulaire personnel à des fins professionnelles, elle devra analyser sa facture et déterminer quels frais sont liés au travail. Ensuite, elle devra soumettre ce coût au service comptable de son entreprise. Il peut être nécessaire de rédiger une note de frais ou de fournir une explication des frais. N’oubliez pas non plus de respecter les délais.
La manière dont le remboursement du téléphone cellulaire est obtenu auprès d’un employeur peut varier en fonction de la politique de l’entreprise. Cela signifie que la première chose que vous devez faire est de lire et de vous familiariser avec la politique de votre entreprise afin de ne pas vous retrouver coincé avec des factures qui ne seront pas remboursées. Si vous utilisez un téléphone portable personnel à des fins professionnelles, vous devez enregistrer tous les appels téléphoniques liés aux affaires. Cela risque fort d’être difficile et peu pratique, mais c’est généralement nécessaire. La raison en est que la plupart des gens ont des plans de service qui leur permettent un certain nombre de minutes pour un certain prix. En conservant un enregistrement des appels liés à l’entreprise, vous pouvez déterminer la part de votre plan de service qui est utilisée pour des raisons non personnelles.
Il est également important de ne pas oublier de consigner les autres dépenses liées à vos affaires commerciales. Par exemple, les messages texte et multimédia ont des coûts. Si vous êtes autorisé à recevoir un nombre limité par mois, vous devez traiter la division comme vous l’avez fait pour vos minutes de parole. Si vous avez un forfait dans lequel le nombre de messages que vous recevez est illimité, vous devez suivre le nombre de messages professionnels que vous envoyez et recevez.
En comparant cela au nombre total d’envois et de réceptions, vous pourrez déterminer le pourcentage de votre forfait qui est consacré aux affaires. Vous devriez demander un remboursement de téléphone portable uniquement pour ce pourcentage. Par exemple, si vous recevez des SMS illimités pour 10 USD et que 50 % de tous vos SMS sont traités, vous devriez demander un remboursement de 5 USD. De plus, n’oubliez pas d’analyser votre facture pour les coûts tels que l’itinérance et les frais internationaux liés au travail.
Une fois que vous aurez déterminé le bon montant pour le remboursement de votre téléphone portable, vous devrez probablement le soumettre à votre service comptable. Vous devrez peut-être l’inclure dans le cadre d’une note de frais. Il est également possible que vous ayez à détailler les clients et les raisons des appels téléphoniques et des messages que vous avez envoyés et reçus. C’est donc une bonne idée de noter ces informations dans vos dossiers. N’oubliez pas non plus que vous ne pouvez être admissible au remboursement d’un téléphone cellulaire que si vous soumettez vos dépenses avant une certaine date.