Bien qu’il existe de nombreuses raisons de déposer une demande de remboursement, des frais médicaux aux dépenses liées à l’entreprise, il n’y a pas deux programmes de remboursement qui ont exactement les mêmes exigences. Il existe certaines règles générales à suivre lors du dépôt d’une demande de remboursement qui peuvent faciliter le processus et garantir que les fonds seront remboursés en temps opportun. Il est important de lire attentivement les formulaires de remboursement et de suivre les instructions énoncées par les programmes de remboursement.
Une étape critique lors du dépôt d’une demande de remboursement consiste à rassembler tous les documents nécessaires. Cette preuve que la dépense a eu lieu est exigée par tous les programmes de remboursement. Des exemples de documentation comprennent des photocopies de reçus d’achat, des factures payées et d’autres formes de preuve de paiement. En plus de soumettre la documentation en temps opportun, il est important de conserver des copies de cette documentation pour vos dossiers personnels.
Une autre étape importante lors d’une demande de remboursement consiste à utiliser les formulaires appropriés, qui sont généralement fournis par l’administrateur du remboursement. Les formulaires de remboursement sont généralement soit fournis par le service des ressources humaines, soit directement auprès de la société de remboursement. Chaque formulaire doit être soigneusement rempli avec les informations correctes et envoyé en utilisant la méthode demandée, qui est généralement par fax ou par courrier postal.
Il est également conseillé de déposer une demande de remboursement uniquement pour les articles admissibles qui peuvent être remboursés. Tous les articles achetés ou payés ne sont pas remboursables. Il peut s’agir par exemple de boissons alcoolisées achetées lors de repas d’entreprise, de frais médicaux pour des médicaments ou actes non prescrits par un médecin, ou encore de frais de déplacement non approuvés par un mandataire social. En cas de doute, renseignez-vous auprès d’un supérieur immédiat ou du service des ressources humaines avant d’effectuer ces achats pour lesquels vous pourriez ne pas être autorisé à déposer une demande de remboursement.
Une fois que vous avez déposé une demande de remboursement, faites un suivi avec un être humain dans les quelques jours pour vous assurer qu’elle a bien été reçue. Cela nécessite de passer un coup de fil pour s’assurer que les formulaires ont bien été reçus et que la demande est en cours de traitement. Souvent, une erreur mineure telle qu’une absence de reçu, une signature oubliée ou une autre erreur peut retarder la demande de remboursement.
La plupart des agences de remboursement peuvent prendre de deux à huit semaines pour traiter les demandes après avoir déposé une demande de remboursement. Si la réclamation n’a pas été approuvée ou payée dans un délai raisonnable, c’est une bonne idée de contacter quelqu’un de votre service de comptabilité ou de paie pour obtenir de l’aide. Chaque entreprise a généralement une personne affectée à la liaison entre les individus et les agents de remboursement pour aider en cas de problème avec un remboursement retardé.