L’assemblage de documents est le processus de création de documents électroniques en utilisant des segments de documents préexistants pour compiler ou assembler un nouveau document. Ce processus peut être géré manuellement ou utiliser divers types de logiciels pour combiner automatiquement des modèles avec des sources de données comme moyen d’assembler le nouveau document. Ce processus peut être utilisé avec succès pour tout, de la création d’un nouveau contrat à la préparation de lettres pour une nouvelle campagne de vente.
Le processus réel d’assemblage de documents implique l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte comme outil de base pour créer le nouveau document. Dans son approche la plus simple, cela consiste à utiliser un document vierge comme point de départ du projet. Le compilateur ouvre ensuite d’autres documents de traitement de texte qui sont déjà en mémoire, localisant les sections ou segments pertinents pour l’objectif du nouveau document. Les outils inclus avec le produit logiciel permettent ensuite au compilateur de copier le texte souhaité à partir des anciens documents et de coller ce même texte sur le nouveau document. Le compilateur peut également ajouter du texte frais pour aider à lier tous les segments collés en un flux d’informations cohérent et logique, ajuster les tailles, les couleurs et les types de police en fonction de l’objectif du nouveau document, puis enregistrer et stocker le document jusqu’à ce qu’il soit nécessaire. pour la diffusion.
Bien que le processus d’assemblage de documents puisse être géré manuellement, il est également possible d’utiliser des options logicielles avancées pour récupérer automatiquement les données stockées et les importer dans le nouveau document. Par exemple, si une équipe de vente souhaitait préparer des lettres annonçant la sortie d’un nouveau produit à sa clientèle existante, le corps du nouveau modèle de lettre pourrait être assemblé en important le texte d’une brochure commerciale. Un autre document pourrait fournir la copie électronique du générique de la société. Pour terminer le projet, le logiciel d’assemblage de documents accède ensuite à la base de données des ventes et importe les noms et adresses des clients dans les champs appropriés du nouveau modèle de lettre. À ce stade, les lettres peuvent être imprimées ou envoyées par e-mail à tous les clients.
L’un des avantages de l’assemblage de documents est que l’approche peut faire gagner beaucoup de temps. Par exemple, la préparation d’un grand nombre de lettres de vente à distribuer peut prendre des heures, voire des jours, selon le nombre de lettres à adresser et à imprimer. En utilisant un logiciel pour gérer le processus d’assemblage, ce qui serait autrement un projet d’une journée entière peut être réalisé en deux heures ou moins. De ce point de vue, l’assemblage de documents contribue à augmenter la productivité, ce qui permet finalement à l’entreprise d’être plus rentable.