La gestion et le partage des connaissances impliquent de déterminer ce qu’une entreprise sait, de compiler et d’organiser ces connaissances afin qu’elles puissent être facilement utilisées, et de s’assurer que les bonnes connaissances parviennent aux bonnes personnes au bon moment pour être utiles à l’entreprise. C’est un concept qui a toujours fait partie de la pratique des affaires, mais son évolution vers un domaine d’étude est relativement nouvelle, à partir de 2012. Une gestion et un partage des connaissances solides peuvent être d’un avantage significatif pour une entreprise, tandis qu’un échec à gérer correctement et partager les connaissances peut être un préjudice important.
La connaissance est plus qu’une simple collection de faits. Selon la gestion et le partage des connaissances, une collection de faits ou de points de données seuls n’a pas de sens ; une fois rassemblés en un énoncé cohérent, ils deviennent des connaissances. L’idée de la gestion des connaissances est de savoir quand une collection de données pointe vers un ensemble d’informations en tant que connaissances.
Les experts dans le domaine de la gestion et du partage des connaissances disent que la connaissance est le « comment » de la planification stratégique. Les analystes et les gestionnaires qui disposent d’informations peuvent consulter ces informations pour identifier des modèles ou des tendances. Cette connaissance des produits, des clients ou de l’industrie d’une entreprise peut servir de tremplin pour prendre des décisions sur la façon dont l’entreprise va procéder. Par exemple, une société d’investissement immobilier qui découvre que les saisies ont augmenté de 10 % dans une zone cible au cours des 12 mois précédents peut utiliser ces informations pour décider de continuer à acheter dans la zone.
Alors que l’idée de la gestion et du partage des connaissances peut sembler un concept évident, de nombreux dirigeants sont laxistes quant à la gestion des informations qui entrent dans leur entreprise. Ce manque de gestion signifie parfois que des informations – ou des points de données rassemblés en faits utiles – se perdent dans le remaniement de la gouvernance d’entreprise. Peut-être que quelques cadres supérieurs voient les résultats d’une étude montrant que certaines publicités télévisées découragent les clients, mais que ces informations ne parviennent jamais au service marketing et ne profitent donc pas à l’entreprise.
Le concept de gestion et de partage des connaissances ne se limite pas aux paramètres de production de l’entreprise. Le partage d’informations de manière appropriée et efficace est crucial pour un certain nombre d’autres paramètres, y compris les réseaux de soins de santé et les environnements de travail basés sur des projets. Dans ces cas, la gestion et le partage des connaissances impliquent de déterminer, grâce à des règles claires et concises, comment les questions pertinentes passent par l’équipe de projet et qui a l’autorité finale pour prendre des décisions basées sur ces connaissances. Un plan de connaissances bien défini permet d’éviter tout problème résultant d’une structure ambiguë. Dans le domaine de la santé, les protocoles de gestion des connaissances aident les praticiens à éviter tout problème lié à la diffusion des informations sur les patients.