Choisir le bon système de paie pour votre entreprise est un peu plus compliqué que beaucoup de gens ne le pensent. Selon l’endroit où votre entreprise est basée, il est nécessaire de se conformer à des réglementations gouvernementales spécifiques relatives à la tenue de registres, ainsi qu’à la gestion du calcul des salaires et des retenues d’impôts d’une manière conforme à ces réglementations. Il existe également d’autres fonctionnalités que vous pouvez trouver utiles avec votre système de paie et le niveau de service et de soutien qu’il offre à vos employés.
La taille de votre entreprise est souvent un facteur clé lorsqu’il s’agit de choisir le meilleur système de paie. Aujourd’hui, il existe des progiciels open source spécialement conçus pour être utilisés par les petites entreprises, certains de ces progiciels comprenant un logiciel de paie de base. Des forfaits comme ceux-ci sont idéaux pour quelqu’un qui n’emploie que quelques personnes et qui a besoin d’une aide de base pour calculer le salaire de base, les heures supplémentaires et suivre les jours personnels, de maladie et de vacances avec une relative facilité. La plupart de ces packages open source peuvent également s’interfacer avec les agences du revenu aux niveaux national et étatique, ce qui facilite le suivi de toute modification fiscale ayant un impact sur la retenue ou le calcul des taxes professionnelles.
Pour les situations dans lesquelles un système de gestion de la paie devrait fournir plus que les bases, c’est une bonne idée de déterminer quelles fonctionnalités supplémentaires seraient utiles. Par exemple, vous voudrez peut-être un système de paie capable d’imprimer des chèques de paie ou même de gérer l’option de dépôt direct, si vous offrez ce service à vos employés. Un autre avantage d’un système plus avancé est la possibilité de préparer automatiquement des formulaires de revenus sur une base mensuelle qui peuvent être imprimés et envoyés par la poste aux agences de revenus nationales et d’État. Un système de paie de ce type peut minimiser le nombre d’heures nécessaires pour gérer ces fonctions, ce qui permet de détourner ces ressources vers d’autres aspects de l’entreprise.
Que vous souhaitiez un système de paie de base ou plus complet, il y a quelques aspects fondamentaux qui doivent toujours être pris en compte. L’un de ces aspects est la sécurité. Le système doit être accompagné de protocoles permettant de limiter l’accès aux données de paie. Certains systèmes adoptent ce qu’on appelle une approche de cafétéria, en ce sens que chaque utilisateur autorisé se voit accorder des droits d’accès spécifiques à des informations particulières contenues dans la base de données de paie, mais pas à d’autres types de données trouvées dans le système. En plus de la sécurité quotidienne, les meilleures solutions de système de paie auront également des options de récupération de données disponibles, ce qui peut être utile en cas de sinistre ou de corruption de la base de données principale.
Les meilleures options de système de paie seront également quelque peu flexibles, dans la mesure où l’ajout d’employés ou la réorganisation d’employés existants dans de nouveaux groupements de départements est facile à gérer. Si un système donné est susceptible d’être dépassé dans un an ou deux, cela ne vaut probablement pas votre temps ou votre argent. Optez pour quelque chose que vous pouvez utiliser à long terme, même si votre entreprise se développe à pas de géant.
Gardez à l’esprit que vous pouvez toujours choisir d’externaliser la paie, ce qui élimine le besoin de maintenir un système de paie en interne. S’il s’agit d’une option viable, assurez-vous que le service préparera tous les formulaires nécessaires, mettra régulièrement à jour ses formules pour refléter les lois en vigueur en matière d’imposition et de retenue à la source, et sera capable de vous permettre d’accéder à vos dossiers de paie chaque fois que vous en aurez besoin. Aujourd’hui, de nombreux partenaires offrent ce type de service à des tarifs que même les plus petites entreprises trouveront attrayants.