Un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) est une application informatique spécialement intégrée dans les entreprises. Bien que les systèmes ERP soient généralement bénéfiques pour une entreprise, le coût de la mise en œuvre et de l’utilisation continue de l’ERP peut varier en fonction de plusieurs facteurs. Par exemple, le fournisseur ERP, la taille de l’entreprise, le nombre de modules ERP et d’utilisateurs, ainsi que le service client ou le support technique ne sont que quelques facteurs applicables. Heureusement, il existe plusieurs fournisseurs ERP qui permettent aux entreprises de faire des offres et de sous-traiter des travaux avec des fournisseurs qui peuvent aider à atténuer ces facteurs.
Les fournisseurs d’ERP ont différentes approches de leurs systèmes. Le coût des applications ERP dépend de l’épine dorsale du système, qui comprend généralement les ressources humaines, les finances, la distribution et la gestion des produits. Ces modules de base peuvent couvrir une grande partie des opérations standard d’une entreprise. Utiliser uniquement ces applications réduira le coût du système ERP d’une entreprise. Les entreprises peuvent discuter de ces modules avec les fournisseurs et voir si leurs backbones ERP sont les mêmes, ou s’ils proposent quelques modules ou applications différents.
Le coût d’un ERP dépend également de la taille de l’entreprise. Par exemple, les entreprises ayant plusieurs sites auront besoin d’un système basé sur Internet pour transférer les informations par voie électronique. Cela crée un besoin de sécurité dans les applications Web et les intranets d’entreprise. Les serveurs, les ordinateurs personnels, les licences numériques et d’autres éléments peuvent tous augmenter les coûts lors de la mise en œuvre de systèmes ERP. Plusieurs emplacements peuvent également entraîner la nécessité de matériel informatique à chaque emplacement, ce qui augmente le coût initial et les coûts de maintenance futurs des systèmes ERP.
Le nombre de modules utilisés par un système ERP peut également avoir un impact sur les coûts. L’ajout de modules pour gérer les données de fabrication, les opérations de la chaîne d’approvisionnement des informations d’achat et la gestion des produits peuvent tous augmenter le coût ou l’ERP. Bien que ces modules puissent ajouter de la valeur à l’entreprise, ils augmentent les coûts car davantage d’applications matérielles et logicielles sont nécessaires pour exécuter ces modules. Ils offrent également plus de possibilités à la main-d’œuvre spécialisée d’exécuter ces modules dans les domaines spécifiques de l’entreprise. De plus, l’augmentation des modules peut amener un plus grand nombre de personnes à avoir besoin d’accéder au système ERP. Cela augmente le coût de l’ERP si le fournisseur du logiciel demande aux entreprises de payer un prix basé sur le nombre d’utilisateurs qui accèdent au système.
Les systèmes ERP ne sont généralement pas une dépense commerciale ponctuelle. Le coût de l’ERP continuera à perpétuité à partir du service client, du support technique et des mises à niveau. Les entreprises doivent déterminer si le contrat ERP initial inclut certains d’entre eux gratuitement pendant les premières années ou si l’entreprise doit payer pour le support. Certains fournisseurs peuvent inclure un package de service client avec le coût de mise en œuvre initial, allégeant les frais de support pendant quelques années avant que l’entreprise ne doive payer pour le support et le service.