Un rédacteur de publipostage apprend les caractéristiques et les arguments de vente du produit ou du service offert et les utilise pour créer une publicité convaincante destinée à un public spécifique. Lorsqu’il est envoyé par e-mail, il est parfois également appelé e-mail opt-in pour le distinguer du spam. Un rédacteur de publipostage peut être un employé d’une entreprise de publicité qui nécessite un grand volume de rédaction de publipostage, ou il peut être embauché par des entreprises à titre indépendant pour des campagnes de publipostage occasionnelles.
La première étape d’un rédacteur de publipostage vers la création d’une annonce attrayante consiste à déterminer la ligne d’objet ou le titre de l’offre. Comme la ligne d’objet sera la première partie de l’annonce que le destinataire verra, elle doit être rédigée de manière à susciter à la fois l’intérêt et la confiance du destinataire. Si les destinataires ont “opté” pour recevoir le publipostage, ils sont plus susceptibles d’ouvrir l’e-mail si la ligne d’objet comporte le nom du produit ou du service qu’ils se sont inscrits pour en savoir plus. Un rédacteur professionnel de publipostage s’abstiendra généralement d’utiliser une ponctuation excessive, des majuscules et d’autres marqueurs révélateurs de spam.
Dans le corps de l’e-mail, le rédacteur énonce les avantages les plus convaincants de l’offre, du plus grand au moins. Tout au long du reste de l’e-mail, le rédacteur de publipostage peut créer des liens vers le site Web du produit ou du service en utilisant HTML. Le rédacteur peut travailler en tandem avec un concepteur pour formater l’e-mail ou utiliser un service Web tel que Constant-Content pour formater et gérer automatiquement un envoi massif d’e-mails. À la fin de l’e-mail, le rédacteur de publipostage doit inclure une copie qui informe les destinataires de la manière dont ils peuvent se retirer de la liste de diffusion s’ils souhaitent cesser de recevoir du publipostage. Bien que la plupart des entreprises hésitent à inclure cette option dans leurs envois, ces dernières années, elle est devenue reconnue comme un geste d’honnêteté qui distingue le publipostage du spam.