Il existe un certain nombre d’options de logiciels de comptabilité fiables pour une entreprise qui souhaite effectuer tout ou partie de son travail comptable en interne. Votre choix du meilleur système de comptabilité automatisé sera basé sur vos besoins individuels et sur la quantité de travail comptable que vous prévoyez de gérer en interne avant de transmettre les informations à un comptable. De plus, vous pourriez considérer quels programmes votre comptable utilise et si le programme que vous prévoyez d’utiliser est compatible.
La comptabilité automatisée est un système logiciel informatisé qui peut gérer tout, de la comptabilité de base à la facturation et au suivi avancé des comptes créditeurs et débiteurs. Il existe une gamme d’options logicielles qui offrent différentes listes de fonctionnalités. Ce que vous devez sélectionner dépend, en premier lieu, d’une évaluation des besoins.
Certaines entreprises ont un service comptable avec du personnel dédié à temps plein. D’autres entreprises gardent simplement une trace des revenus et des dépenses à des fins de comptabilité et transfèrent les données à leurs comptables externes. L’endroit où vous vous situez entre ces deux extrêmes déterminera le groupe d’options logicielles que vous devez évaluer. Le premier scénario comprend un logiciel qui peut effectuer une comptabilité en partie double et d’autres tâches complexes, telles que le traitement de la paie et la génération de factures, et est souvent intégré au processus de vente pour faire du suivi des commandes et des paiements un processus transparent.
Deuxièmement, il y a la catégorie des programmes de comptabilité automatisés qui ne conservent que les registres des revenus et des dépenses. Il s’agit d’une option simple qui automatise le calcul des nombres sans aucune des cloches et des sifflets. Ces programmes ont souvent des fonctionnalités limitées, s’intègrent principalement à vos comptes bancaires et coûtent beaucoup moins cher que les options de programme plus robustes.
Une fois que vous avez décidé quelle catégorie de programmes répond à vos besoins, vous devez évaluer certaines fonctionnalités pour trouver le meilleur système de comptabilité automatisé pour vous. Parmi les caractéristiques importantes pour l’évaluation, la principale est l’interface du système et sa facilité ou sa difficulté à l’utiliser. La comptabilité exige de la cohérence. S’il est difficile de naviguer dans un programme, cela augmente la probabilité que les gens utilisent le système à mauvais escient, en enregistrant les informations de manière incorrecte.
Les caractéristiques secondaires incluent si le système de comptabilité automatisé est installé localement sur les serveurs de votre entreprise ou s’il s’agit d’une application basée sur un navigateur qui réside sur les serveurs d’un développeur de logiciels. Ce dernier permet à votre personnel d’accéder au système de n’importe où avec une connexion Internet. De plus, la plupart des entreprises travaillent avec un cabinet comptable à un moment donné, pour préparer les impôts ou pour faire un audit annuel. Le meilleur système comptable automatisé pour vous peut être celui qui est le plus compatible avec le système utilisé par votre comptable. Souvent, si vous utilisez le même logiciel de comptabilité que votre comptable, le logiciel lui permet de donner gratuitement à ses clients une copie du logiciel.