La meilleure solution de voix sur protocole Internet (VoIP) est celle qui répondra aux besoins de votre entreprise et à ceux de vos employés et clients. Les utilitaires de messagerie vocale, de routage et de conférence sont des fonctionnalités de base qui devraient être proposées dans tout service que vous envisagez. Selon la nature de votre opération, vous pouvez également apprécier les outils de suivi et de collaboration des employés. Le coût de mise en œuvre de la VoIP est généralement modeste et le service peut souvent être obtenu sans contrat contraignant.
La messagerie vocale est une fonctionnalité populaire sans laquelle de nombreuses entreprises ne peuvent prospérer. Un service VoIP adapté aux petites entreprises vous permettra d’accéder à distance à vos messages vocaux. Les fonctions avancées peuvent inclure celles qui regroupent les messages et les envoient par e-mail. Si votre activité dépend fortement de l’utilisation des données, la messagerie vocale numérisée peut garantir que les messages sont livrés instantanément aux destinataires.
Si votre entreprise n’a pas de présence physique ou envoie ses employés sur le terrain, vous pouvez envisager un service VoIP pour petite entreprise qui offre le routage des appels. Vous pouvez attribuer manuellement des valeurs à vos employés afin que les appels soient automatiquement distribués à certains agents plutôt qu’à d’autres. Par exemple, les questions sur la facturation peuvent être attribuées aux agents qui travaillent avec les comptes, tandis que les requêtes de support technique peuvent être traitées par ceux de votre service informatique.
La possibilité d’organiser des conférences peut être quelque chose que vous devez examiner si vous prenez souvent des clients qui se trouvent à l’extérieur de votre région. Avec le service VoIP pour petites entreprises, les conférences peuvent se faire par téléphone ou sur le Web. Vous pourrez peut-être installer un logiciel compatible pour enregistrer ces réunions, si vous avez besoin de les référencer ultérieurement.
Certains services VoIP pour les entreprises vous permettent de suivre la disponibilité de vos employés. En regardant simplement cette fonctionnalité, vous pouvez voir quels membres de votre équipe sont près de leur bureau ou au moins connectés à Internet via un appareil mobile. Cela peut être particulièrement utile si votre entreprise est virtuelle ou si vous devez envoyer rapidement des employés sur des chantiers.
Les outils de collaboration peuvent être avantageux si vous choisissez un service VoIP pour petite entreprise spécialisé dans la facilitation de projets de groupe. Le partage de fichiers et d’écran sont des fonctionnalités typiques, mais l’accès communautaire peut également s’étendre aux bases de données en direct, qui peuvent également être compilées collectivement. Les clients peuvent même être des participants actifs de ce processus, car ils aident à construire leurs propres projets.
Les coûts associés à la mise en œuvre d’un service VoIP pour petites entreprises sont minimes par rapport aux alternatives de ligne terrestre. En règle générale, les entreprises VoIP renoncent aux frais d’installation et fournissent des appels locaux et interurbains illimités à un tarif forfaitaire mensuel modeste. Vous pourrez également trouver des services qui sont disponibles sans l’obligation de signer un contrat.