Un système de gestion de la relation client est un système informatisé spécialement conçu pour aider à gérer les contacts et les informations des clients. Pour choisir le meilleur système pour votre entreprise, vous devrez analyser vos besoins et vos capacités, et évaluer les options potentielles par rapport aux résultats. Les principaux facteurs à prendre en compte incluent la fonctionnalité souhaitée, le type de matériel informatique et de logiciels que vous utilisez actuellement, la taille de votre entreprise, la complexité de fonctionnement du programme et le coût.
La première chose à déterminer est ce que vous voulez exactement que votre système de gestion de la relation client fasse. Différents systèmes offrent différentes fonctionnalités. Certains ne font que suivre les informations de contact, telles que les adresses, les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les noms des contacts. D’autres permettent des fonctions plus complexes telles que le suivi des devis et des ventes et la classification des clients par type. Certains systèmes interagissent avec votre système de messagerie, vous permettant de générer des notifications électroniques automatiques et d’envoyer des communications par e-mail telles que des newsletters.
Vous devrez également tenir compte de votre structure informatique existante pour vous assurer qu’elle fonctionnera avec le système de gestion de la relation client que vous envisagez. Les considérations incluent les vitesses du système, la compatibilité du système d’exploitation et la compatibilité matérielle. Si vous avez l’intention d’utiliser des fonctionnalités telles que la génération d’e-mails ou l’importation de données de vente, vous devrez également vous assurer que vous choisissez un système de gestion de la relation client qui peut fonctionner avec votre logiciel de comptabilité et de messagerie existant.
La taille de votre entreprise peut également influer sur votre choix de systèmes. Cela inclut non seulement votre volume de ventes, mais également le nombre d’utilisateurs pour lesquels vous devrez acheter des licences. Lors de l’évaluation de ce facteur, vous voudrez vous assurer de tenir compte à la fois de vos conditions existantes et de la croissance projetée.
Certains systèmes de gestion de la relation client sont plus conviviaux que d’autres. Si vous avez quelqu’un qui est techniquement averti pour faire fonctionner le système, saisir des données et exécuter des rapports, vous pourriez être à l’aise de choisir un système plus complexe. Si, toutefois, vous souhaitez que les utilisateurs généraux puissent exécuter ces fonctions, vous devez vous assurer que le système est aussi facile à utiliser que possible. Dans tous les cas, vous voudrez savoir quel type de support technique est disponible et ce que cela vous coûtera.
Le coût varie considérablement d’un système de gestion de la relation client à l’autre. La tarification est souvent basée sur les types de fonctionnalités disponibles et le nombre de licences utilisateur achetées. Vous devrez peut-être également évaluer d’autres facteurs tels que le coût du support technique et tout logiciel ou matériel supplémentaire dont vous aurez besoin pour que le système fonctionne pour vous.