Pour devenir commis au classement, vous devrez généralement obtenir un emploi dans un bureau afin de pouvoir être formé à l’utilisation et à la gestion de son système de classement. En règle générale, les commis aux dossiers apprennent leur travail grâce à leur emploi, bien que les changements technologiques puissent vous obliger à apprendre différents types de logiciels informatiques ainsi que diverses méthodes de stockage et de récupération des informations pertinentes. Vous pouvez également bénéficier de cours en bureautique ainsi que de cours qui peuvent améliorer votre compréhension de l’industrie dans laquelle vous travaillez. Dans certains cas, vous devrez respecter des normes élevées de confidentialité et appliquer des protocoles de sécurité.
Compte tenu de la prolifération des systèmes informatiques dans de nombreux bureaux, la possibilité de travailler avec des fichiers papier peut diminuer dans de nombreux domaines. Alors que certaines entreprises et certains bureaux peuvent conserver des dossiers sur papier, beaucoup transfèrent leurs dossiers papier sur des supports numériques. Si vous souhaitez devenir commis au dossier dans un tel bureau, vous devrez généralement démontrer votre capacité à numériser des documents et à les gérer de manière à pouvoir les localiser facilement. Vous pouvez également avoir besoin d’expérience dans la formation à la gestion de bases de données.
De nombreuses écoles secondaires, écoles de métiers et collèges communautaires offrent une formation en administration de bureau. Bien que vous n’ayez pas besoin d’obtenir un diplôme ou un certificat de l’un de ces programmes pour devenir commis au dossier, certains employeurs peuvent considérer favorablement votre formation formelle dans ces domaines. En plus de la formation à diverses tâches de bureau, la connaissance du vocabulaire de l’industrie dans laquelle votre employeur opère peut être extrêmement utile dans le développement d’un système de classement et de stockage d’informations cohérent. On ne vous demandera peut-être pas de concevoir un tel système, mais une bonne connaissance des informations que vous stockez peut vous aider à étiqueter et à récupérer plus efficacement les informations ultérieurement.
Dans de nombreux cas, les fichiers contiennent des informations sensibles. Si vous travaillez comme commis aux dossiers médicaux, par exemple, les dossiers que vous gérez peuvent contenir des informations médicales sensibles. De même, les dossiers du cabinet d’avocats peuvent contenir des informations extrêmement sensibles sur la vie personnelle, juridique et financière des clients. Pour cette raison, de nombreux employeurs peuvent insister pour que vous réussissiez une vérification des antécédents avant de devenir commis au dossier dans leur bureau. De plus, vous pourriez être tenu de suivre une formation sur les questions de confidentialité, ainsi que sur la manipulation et l’élimination appropriées des fichiers afin de protéger les informations qu’ils contiennent.