Une secrétaire administrative, également appelée réceptionniste, assistante administrative ou aide de bureau, est une professionnelle qualifiée dans la gestion des tâches administratives générales. Étant donné que de nombreuses entreprises ont besoin d’un personnel administratif solide, de nombreux postes sont souvent disponibles pour ceux qui possèdent les compétences requises. Pour devenir secrétaire administratif, il est important de comprendre les compétences de base en bureautique et d’être capable de bien réussir les entretiens.
Les emplois administratifs sont souvent différents selon les lieux de travail. Un travailleur administratif médical passera une grande partie de sa journée à vérifier les patients et à prendre des rendez-vous, tandis qu’une secrétaire d’un cabinet juridique passera plus de temps à classer, rechercher et préparer des documents. Avec autant d’opportunités de carrière dans ce domaine, une compétence qui peut être très importante pour une personne essayant de devenir secrétaire administrative est la flexibilité. Pouvoir s’appuyer sur des compétences organisationnelles de base tout en s’adaptant à de nombreux environnements de travail différents peut être la clé d’une belle carrière dans ce domaine.
Certaines des compétences les plus importantes requises pour devenir secrétaire administratif comprennent l’organisation et la culture informatique. De nombreux emplois préciseront exactement quels programmes informatiques sont nécessaires au poste, mais beaucoup incluent des programmes de traitement de texte, des logiciels de conception et d’imagerie, des tableurs et des compétences de recherche Internet compétentes. Certains emplois de secrétaire administratif nécessiteront l’utilisation de programmes spécifiques à l’emploi qui nécessitent plusieurs jours de formation pour apprendre à utiliser. Être à l’aise avec les ordinateurs et acquérir des compétences spécifiques à l’emploi peut aider à rassurer les employeurs sur le fait qu’ils ont choisi la bonne personne.
Parmi les autres compétences qui peuvent aider une personne à devenir secrétaire administrative, citons la familiarité avec les équipements de bureau, tels que les téléphones multilignes, les photocopieurs et les télécopieurs. Les employés administratifs servent souvent de personnel de réception et doivent être capables de gérer les besoins des clients ainsi que leur propre charge de travail. Parler une deuxième langue peut également être très utile dans certains emplois administratifs.
Pour devenir secrétaire administratif, une personne devra postuler à des emplois et réussir ses entretiens. Les offres d’emploi pour les secrétaires peuvent apparaître quotidiennement dans les journaux et les sites Web de publicité en ligne. Assurez-vous d’avoir un curriculum vitae propre, éprouvé et professionnel à envoyer avec les candidatures ou en réponse aux offres d’emploi.
Les entretiens sont souvent une partie très importante du processus d’embauche pour les travailleurs administratifs. En général, les employeurs recherchent des candidats qui ont une apparence et un comportement professionnels. Dans de nombreux bureaux, les employés administratifs sont chargés d’aider tout le monde à respecter le calendrier, à accomplir les tâches requises et à effectuer de nombreuses tâches quotidiennes qui peuvent être nécessaires, mais qui ne sont pas toujours passionnantes. Les employeurs veulent souvent des travailleurs capables d’accomplir ces tâches tout en conservant une attitude positive et en rendant le lieu de travail agréable et efficace pour tous les autres. S’habiller professionnellement, parler avec assurance et ne pas avoir peur de sourire et de rire sont d’excellentes qualités à apporter à toute entrevue.