Les emplois de secrétaire d’entreprise varient selon l’industrie ainsi que les besoins des entreprises individuelles. Alors que les emplois de secrétaire d’entreprise impliquent toujours l’exécution de tâches administratives, certains postes de secrétariat nécessitent des compétences spécialisées. Par exemple, les emplois de secrétaire médicale peuvent nécessiter l’exécution de certaines tâches médicales de base ou le codage d’assurance, tandis que les emplois de secrétaire juridique peuvent nécessiter une formation parajuridique. Les secrétaires d’entreprise peuvent éventuellement déménager dans d’autres parties de l’entreprise à mesure qu’ils acquièrent plus d’expérience, ou ils peuvent rester dans leur position d’offrir un soutien administratif à une entreprise ou à une organisation.
Avant l’utilisation généralisée des ordinateurs personnels, les secrétaires passaient souvent beaucoup de temps à taper et à distribuer les communications du bureau. Comme même les employés de haut rang font désormais leur propre traitement de texte et communiquent par e-mail, les secrétaires d’entreprise sont désormais plus susceptibles d’aider les autres membres du service dans leurs tâches professionnelles. Cette situation oblige souvent les titulaires d’emplois de secrétariat d’entreprise à être extrêmement flexibles, car ils peuvent être appelés à participer à une variété de projets, chacun nécessitant des compétences différentes. Pour cette raison, il y a un avantage significatif à embaucher des adjoints administratifs qui ont un fort intérêt pour le travail d’une entreprise particulière, car ils peuvent être engagés dans de nombreux aspects différents des opérations de l’entreprise.
Les emplois typiques de secrétaire d’entreprise généraliste comprennent ceux d’assistant administratif et de chef de bureau. Un assistant administratif prend souvent en charge un service au sein d’une entreprise ou, dans certains cas, peut travailler directement avec un responsable ou un cadre supérieur. L’adjoint administratif peut aider d’autres employés ou son gestionnaire en fixant des rendez-vous, en prenant des notes lors de réunions et en organisant des déplacements. Un assistant administratif effectue souvent des tâches de bureau générales, telles que la maintenance de fichiers papier. Les gestionnaires de bureau, d’autre part, facilitent le fonctionnement quotidien d’un bureau, agissant comme agent de liaison entre la direction de l’entreprise et les entreprises de services publics et les entrepreneurs extérieurs et, dans certains cas, supervisant d’autres membres du personnel administratif, y compris la réceptionniste de l’entreprise et d’autres secrétaires.
La formation requise pour les emplois de secrétaire d’entreprise varie. Certains secrétaires d’entreprise et assistants administratifs ont des diplômes universitaires et occupent des postes administratifs débutants dans l’espoir d’une promotion. Cependant, de nombreuses secrétaires n’ont aucun diplôme officiel, bien que de nombreux employeurs choisissent d’embaucher des secrétaires qui ont au moins l’équivalent d’un diplôme d’études secondaires. Dans les cabinets d’avocats, les secrétaires juridiques peuvent être diplômés de programmes de secrétariat juridique spécialisé ou de parajuristes. De nombreux cabinets médicaux embauchent des assistants médicaux certifiés pour effectuer à la fois une assistance médicale pratique ainsi que des tâches administratives et de secrétariat.