Un gestionnaire de documents occupe une position très importante au sein de nombreuses grandes entreprises, et bien que les consommateurs voient rarement cet individu, l’entreprise ne fonctionnerait probablement pas sans lui. Non seulement le gestionnaire des archives suit généralement les chiffres des ventes et les informations sur la paie comme le ferait un comptable, mais il est également chargé de gérer l’inventaire du magasin et plusieurs autres informations importantes. Si quelqu’un au sein de l’entreprise avait besoin d’un peu de connaissances sur l’entreprise, il chercherait le responsable des archives, car son travail consiste à superviser le stockage, le classement et la protection des documents vitaux de l’entreprise.
Bien que ce type de poste puisse ne pas sembler très intrigant pour certains, de nombreuses personnes qui décident de devenir gestionnaire de documents ne pourraient pas penser à une profession plus appropriée. Ce candidat possède normalement de solides compétences en mathématiques et en organisation, et il peut facilement produire des documents qui ont été préparés plusieurs années auparavant en raison d’habitudes de classement supérieures. Bien sûr, les ordinateurs ayant remplacé les dossiers papier dans de nombreuses entreprises, le gestionnaire de documents doit également posséder de solides compétences en informatique pendant qu’il construit la base de données des utilisateurs de l’entreprise pour que les employés puissent y accéder. Ces documents peuvent aller des campagnes de marketing aux formulaires fiscaux, de sorte qu’un gestionnaire de documents doit être à l’aise avec tous les aspects de l’entreprise.
L’endroit le plus populaire pour trouver un gestionnaire de dossiers serait peut-être dans les hôpitaux et les systèmes de soins de santé. Traditionnellement, ce poste nécessitait le stockage de chaque dossier patient, ainsi que des informations sur les compagnies d’assurance, les employés, les fournisseurs et des centaines d’autres contacts. Même si bon nombre de ces tâches de classement sont de plus en plus automatisées, quelqu’un doit vérifier les fichiers et les organiser au sein de l’ordinateur central. La décision des dossiers papier à conserver et de ceux à détruire incombe au gestionnaire des documents.
Une autre raison pour laquelle les entreprises embauchent un gestionnaire de documents est de s’assurer que toutes les formes de conformité sont respectées, que ce soit au niveau local, étatique ou fédéral. De nombreuses industries doivent suivre de grandes quantités de données de sécurité et de procédure fournies lors des inspections de routine de leurs installations, et le défaut de produire certains de ces documents peut souvent entraîner de très lourdes amendes pour l’entreprise. Cet aspect à lui seul garantit qu’un gestionnaire de documents de qualité bénéficie d’une grande stabilité d’emploi, et les entreprises cherchent toujours à s’améliorer dans cette catégorie.