Les stagiaires en administration sont des personnes qui s’exercent à travailler dans le domaine de l’administration de bureau ou qui s’assurent que les bureaux d’affaires fonctionnent efficacement. Ces personnes doivent être capables de gérer plusieurs tâches en même temps et de travailler sous la pression des délais en plus d’être optimistes et de bien performer dans des environnements en évolution rapide. Un stage peut durer environ un an et débouche sur un certificat de niveau collégial. Une personne qui travaille comme stagiaire en administration doit fournir un service à la clientèle et travailler avec l’argent de l’entreprise. Il doit en outre superviser le classement des documents commerciaux et posséder les compétences nécessaires pour rédiger des documents écrits à l’aide d’un ordinateur.
L’une des tâches d’un stagiaire en administration consiste à interagir avec les clients et les collègues. Par exemple, il ou elle peut être responsable de l’accueil des visiteurs dans son établissement ou même aider ses collègues à accomplir des tâches si nécessaire. Répondre aux questions des appels téléphoniques est également nécessaire dans ce rôle. Une personnalité extravertie et la capacité d’agir avec professionnalisme constituent des conditions requises pour bien remplir ces fonctions. Une personne dans cette ligne de travail doit également avoir de solides compétences en communication verbale et en relations interpersonnelles.
Une autre responsabilité importante d’un individu dans ce domaine consiste à gérer l’argent. Une organisation peut exiger qu’un stagiaire exécute des tâches de rémunération pour s’assurer que les employés sont payés en temps opportun et avec précision. Cela pourrait impliquer la saisie des éléments de paie des employés dans la base de données informatique appropriée. Il ou elle peut également être responsable de la gestion des tâches bancaires et financières telles que le suivi des transactions commerciales et l’examen des dossiers monétaires de l’entreprise pour s’assurer qu’ils correspondent aux relevés bancaires. Pour cette raison, une personne doit avoir de solides compétences en mathématiques et être très soucieuse des détails si elle veut devenir stagiaire en administration.
Une tâche nécessaire dans ce domaine professionnel implique également la gestion de documents. Une entreprise a généralement besoin d’un stagiaire en administration pour superviser l’organisation des dossiers et de la correspondance afin de s’assurer qu’ils sont facilement récupérables en cas de besoin. Des compétences en classement sont donc nécessaires dans un poste dans ce domaine.
La capacité de rassembler des documents écrits est également requise dans l’industrie. Une personne qui apprend à gérer les fonctions administratives doit être à l’aise avec l’utilisation d’un logiciel informatique pour taper des notes de service, des rapports et des lettres nécessaires dans le cadre de ses activités. De plus, il ou elle devra peut-être rédiger des ordres du jour écrits pour des réunions et assister à ces événements pour recueillir des mises à jour qui ont une incidence sur les exigences de travail de son stagiaire en administration.