Les superviseurs de front office sont des professionnels qui gèrent le personnel et les opérations des domaines des entreprises qui s’adressent au public. Ces personnes peuvent travailler dans diverses industries, y compris les soins de santé et l’hôtellerie. Une personne qui cherche à devenir superviseur de front office doit généralement avoir un diplôme d’études secondaires ou une certification équivalente, bien qu’il soit utile de suivre une formation collégiale. Il ou elle doit être capable de diriger et d’embaucher d’autres personnes ainsi que d’accomplir des tâches de bureau et de s’assurer que les clients sont satisfaits.
L’un des principaux devoirs d’un superviseur de front office est de superviser tous les autres membres du personnel de bureau. Ce type de personne s’assure que les employés accomplissent les tâches qui leur sont assignées, ce qui peut inclure l’enregistrement des clients dans les chambres d’un établissement hôtelier ou la réception des paiements des patients pour les services médicaux effectués dans un cabinet médical. Il ou elle répond aux questions du personnel si nécessaire et les corrige s’il exécute une procédure particulière de l’entreprise de manière incorrecte.
Les responsabilités d’embauche relèvent également du rôle d’un leader dans ce domaine de carrière. Un superviseur de front office doit recruter de nouveaux employés, puis les interroger pour voir si leur combinaison d’éducation et d’expérience antérieure correspond à son entreprise. Il ou elle doit ensuite décider quels candidats choisir et les former sur les politiques et protocoles de son organisation.
Une personne dans ce domaine doit non seulement être douée pour diriger les employés, mais également être disposée à aider si nécessaire en plus de superviser les tâches financières. Pour cette raison, il ou elle doit comprendre le fonctionnement de l’organisation. S’il travaille dans le secteur de la santé, un superviseur de front office doit être à l’aise avec l’accomplissement de tâches telles que le dépôt de réclamations d’assurance médicale et la confirmation des patients pour les rendez-vous à venir. Un professionnel qui travaille dans un hôtel devrait pouvoir attribuer des chambres ouvertes aux clients. En outre, il ou elle est généralement responsable de l’argent qui entre dans l’organisation et doit donc remplir les rapports de clôture du caissier et s’assurer que tous les paiements sont traités avec précision et en temps opportun.
Confirmer un service client solide dans son entreprise est également une tâche précieuse dans cette industrie. Le superviseur de la réception assume en dernier ressort la responsabilité de s’assurer que les clients de son établissement sont satisfaits du service qu’ils reçoivent du personnel. Il ou elle le fait en observant comment les membres du personnel de la réception traitent les clients en personne et par téléphone, et en répondant immédiatement aux plaintes des clients.