Les communications internes sont le processus d’échange d’informations au sein d’une organisation pour répondre aux exigences légales, promouvoir l’intérêt des employés pour l’entreprise et tenir tous les employés informés des événements. Les communications échangées au sein d’une entreprise peuvent être de nature privilégiée et peuvent faire l’objet de certaines protections légales. Les employés qui divulguent le contenu de ces communications peuvent être tenus responsables devant un tribunal et pourraient être poursuivis en dommages-intérêts par leurs employeurs si la divulgation cause un préjudice à l’entreprise.
Les entreprises peuvent utiliser une variété d’outils pour les communications internes. Cela inclut l’intranet qui permet d’accéder aux e-mails, aux babillards électroniques, au chat et à d’autres communications électroniques. Les réunions en face à face et les groupes sont une autre option, tout comme les appels téléphoniques et les mémos imprimés distribués. Une entreprise peut utiliser une variété de moyens pour atteindre les employés afin de maintenir une communication fraîche et diversifiée et de promouvoir la communication et la réponse. Par exemple, un superviseur peut disposer d’une boîte de questions ou de réclamations anonymes que les employés peuvent utiliser à tout moment. Cela donnera aux employés le sentiment que leurs opinions comptent.
Légalement, certaines communications internes sont obligatoires. Les entreprises doivent fournir des informations claires sur les programmes d’avantages sociaux et les droits légaux disponibles pour les employés, tels que l’accès à un délégué syndical ou la possibilité de déposer une plainte pour harcèlement sexuel. Habituellement, les entreprises doivent publier des informations sur le salaire minimum et d’autres informations légales. Dans certains contextes, les employés sont considérés comme des actionnaires et ont également le droit de participer aux décisions et de façonner la politique de l’entreprise.
D’autres communications peuvent faciliter un sentiment de connexion à l’entreprise pour encourager la fidélité à l’entreprise. Lorsque les communications internes donnent aux employés le sentiment de faire partie d’une organisation, ils veillent à ses meilleurs intérêts et peuvent conserver leur emploi plus longtemps, plutôt que de chercher du travail ailleurs. Une communication claire entre les différents niveaux du personnel, comme les superviseurs et leur personnel, peut également garantir que les problèmes sont rapidement signalés et identifiés, au lieu d’être enterrés.
Certaines communications internes nécessitent la participation des employés, comme l’accusé de réception d’un courriel ou la participation à une réunion. Cela garantit un certain niveau d’engagement. Dans d’autres cas, les employés peuvent se retirer. Par exemple, les employés peuvent choisir de ne pas participer à une liste de diffusion avec des collègues parce qu’ils ne trouvent pas un sujet intéressant ou qu’ils n’ont pas assez de temps. De même, ils pourraient choisir de ne pas assister à des événements facultatifs. Ces employés ont tendance à se sentir moins liés à l’entreprise et peuvent être considérés comme distants par les autres employés en raison de leur manque d’engagement social.