Un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) est un progiciel à grande échelle utilisé par les entreprises pour collecter, stocker et diffuser des informations. Chaque package contient plusieurs modules ERP qui se concentrent sur la collecte, le stockage et la diffusion d’informations spécifiques. Par exemple, les modules incluront la production, les ressources humaines, le marketing et les finances, ainsi qu’une variété d’autres basés sur l’entreprise utilisant le progiciel ERP. L’utilisation de modules ERP séparés est à la fois économique et plus facile à contrôler dans l’environnement d’exploitation de l’organisation.
L’utilisation d’un progiciel à grande échelle nécessite généralement un investissement important de la part de l’organisation. Les besoins en équipement peuvent inclure des ordinateurs personnels individuels, des serveurs pour stocker des informations électroniques, des scanners pour la gestion des stocks, des routeurs et des fils ou des câbles pour connecter l’équipement. Les produits auxiliaires comprennent des licences logicielles, une connexion Internet et un logiciel de sécurité pour protéger les informations stockées dans les différents modules ERP. En plus de ces investissements, les entreprises doivent payer pour les mises à niveau continues des logiciels et du matériel. Seule l’utilisation de modules absolument nécessaires peut réduire la taille de l’investissement direct pour le progiciel ERP.
L’intégration de modules ERP individuels peut également réduire l’investissement dans les employés d’une entreprise. Avec les nouveaux logiciels et matériels vient le défi de former les employés sur la façon d’utiliser le système. Cette formation est à la fois coûteuse et chronophage, car les employés sont généralement différents dans leur formation technique et leur façon d’apprendre. Le fait de devoir consacrer trop de temps à la formation des employés peut réduire la possibilité pour l’entreprise de gagner de l’argent grâce à ses opérations normales. Lors de l’utilisation de modules ERP individuels, l’entreprise réduira le temps de formation et n’aura besoin que d’éduquer les employés sur les responsabilités spécifiques qui se rapportent à leur travail.
Lors de la mise en œuvre d’un progiciel ERP, les entreprises doivent souvent réorganiser la façon dont elles mènent leurs activités commerciales normales. L’achat de modules individuels permet de maximiser les tâches grâce à une intégration ciblée. Les entreprises peuvent également mettre en place ces modules en différé, ce qui signifie qu’elles retarderont l’ajout de certains modules au profit d’autres. Cela aide les petites entreprises à ne payer que les modules dont elles ont besoin immédiatement. Au fur et à mesure que la petite entreprise grandit et établit sa place dans l’environnement des affaires, le progiciel ERP peut évoluer avec elle. Par exemple, la petite entreprise peut avoir peu besoin du module des ressources humaines. Cela peut retarder la mise en place de celui-ci au profit du module comptable. L’utilisation de quelques modules seulement limite également le nombre de licences utilisateur, ce qui est une façon courante pour les fournisseurs d’ERP de facturer des frais pour le support technique ou d’autres services auxiliaires.