Un grand livre général est utilisé par de nombreuses entreprises pour aider à équilibrer les comptes et à suivre l’argent et les dépenses, et de nombreux éléments sont inclus dans un tel grand livre. Les transactions courantes, telles que le transfert d’argent vers ou depuis une banque ou l’utilisation d’argent pour payer des employés, sont enregistrées dans un grand livre général sous forme de crédits et de débits. Les actifs tels que la valeur des machines et autres équipements sont également enregistrés, et la personne qui contrôle le grand livre peut modifier la valeur des actifs au fil du temps afin qu’ils restent exacts. Des dates sont ajoutées à chaque élément, car cela aide l’entreprise à savoir quand les transactions ont lieu, pour s’assurer qu’il n’y a pas de fraude interne ou de vol. Des descriptions sont également ajoutées à chaque transaction, de sorte que toute personne consultant le grand livre saura à quoi l’argent a été utilisé ou comment il est entré dans l’entreprise.
La principale raison d’utiliser un grand livre général est d’enregistrer les transactions. Cela comprend tout argent entrant ou provenant de l’entreprise. Les transactions peuvent être associées à des retraits ou à des dépôts effectués dans une banque, au paiement d’employés, à des dépenses et factures opérationnelles, à des paiements de factures, à des ventes et à des retours au sein de l’entreprise. La plupart des registres ont des colonnes séparées pour les débits et les crédits, mais certains ont une seule colonne et l’auteur doit ajouter un signe plus ou moins pour indiquer si l’argent va ou vient.
La plupart des entreprises ont des actifs, tels que des équipements ou des stocks, et la valeur des actifs est enregistrée dans un grand livre général. Au fur et à mesure que la valeur des actifs change, la personne en charge du grand livre note souvent ces différences. Par exemple, à mesure que l’équipement vieillit, sa valeur diminue et cette baisse peut être marquée dans le grand livre. L’enregistrement de la valeur des actifs aide une entreprise à savoir combien d’argent solide elle possède.
Les dates peuvent sembler sans importance, mais un grand livre est utilisé pour établir une piste d’audit, elles sont donc généralement très utiles. S’il y a des transactions frauduleuses, quelqu’un peut vérifier les dates pour voir quand de fausses transactions se sont produites. Cela aide également l’entreprise à comprendre les tendances financières, et ces informations peuvent être appliquées à l’avenir.
Un autre élément généralement ajouté à un grand livre général est une colonne de description. Avoir une longue liste de crédits et de débits peut être difficile à suivre, surtout si le lecteur ne sait pas à quoi sert chaque transaction. L’ajout d’une description facilite l’audit du grand livre et le lecteur saura également exactement à quoi sert l’argent.