Pour de nombreuses personnes, le travail à domicile constitue une alternative économique. Les petites et grandes entreprises peuvent opérer à partir d’un domicile local, ou les grandes entreprises peuvent économiser de l’argent sur des bâtiments en briques et mortier en faisant travailler leurs employés à distance. Bien que les avantages du télétravail commencent tout juste à être pleinement explorés par de nombreuses entreprises, il existe encore certains avantages à avoir accès à un espace de bureau. Une solution est l’espace de bureau virtuel.
Il devrait être clair que l’espace de bureau virtuel est en fait un espace physique, et généralement pas un espace « virtuel » ou en ligne. Une chose que les entreprises peuvent rencontrer lors du démarrage est que des choses comme les boîtes postales peuvent signifier qu’elles ne sont pas aussi professionnelles qu’elles devraient l’être. Effectuer tout le travail en mode télétravail peut priver un lieu de travail de son apparence professionnelle, et les réunions à domicile peuvent suggérer que l’entreprise n’est pas aussi bien financée ou organisée que nécessaire. Étant donné que les entreprises peuvent toujours vouloir donner une apparence professionnelle même si elles viennent toutes travailler en pyjama (à la maison sur leur ordinateur), elles peuvent parfois avoir besoin d’un espace de bureau et d’une adresse physique.
Il existe maintenant de nombreuses entreprises qui louent des bureaux virtuels, généralement à des prix assez bas, bien inférieurs à ce qu’il en coûterait pour louer un bureau à temps plein. Ces espaces peuvent avoir des salles de conférence, des cuisines complètes et, en général, des espaces de réunion d’aspect professionnel lorsque les clients doivent se présenter à un bureau. Ils évitent également le problème des personnes ayant besoin de mener des activités de courrier ou d’expédition avec des boîtes postales, ce qui peut donner à une entreprise une apparence beaucoup plus stable.
Selon la zone et les besoins, le coût de location d’un espace de bureau virtuel peut être inférieur ou simplement à quelques centaines de dollars américains (USD) par mois. Cela permet d’économiser beaucoup d’argent en n’ayant pas à entretenir un immeuble de bureaux, mais fournit un emplacement permanent et physique lorsque les affaires doivent être menées en personne. Certains de ces emplacements de bureaux virtuels offrent également des services téléphoniques, bien que l’emploi d’une réceptionniste ou d’un service d’appel virtuel augmente les dépenses. Au lieu de cela, de nombreuses personnes ont simplement des appels redirigés vers leur domicile ou leur emplacement principal, ou récupèrent les messages laissés sur les répondeurs tout au long de la journée.
L’espace de bureau virtuel peut présenter certains inconvénients. Ceux-ci peuvent inclure le fait de devoir partager le bureau avec de nombreuses autres personnes qui utilisent également l’espace. Les gens peuvent avoir besoin d’assister à des réunions pour déterminer quand et s’ils peuvent prévoir du temps pour utiliser le bureau. Les coûts de location sont généralement maintenus bas en maximisant le nombre d’entreprises qui utilisent l’espace. Pourtant, beaucoup conviennent que le fait d’avoir un bureau virtuel est une mesure d’économie qui pourrait aider à rendre une entreprise beaucoup plus professionnelle.