La description de poste de commis aux archives implique généralement les tâches administratives de classement et de récupération de documents et d’informations, souvent de nature sensible. Il existe différents emplois de greffier, selon l’industrie dans laquelle le greffier est employé. Chaque industrie exige un ensemble de compétences différent de la part de ses commis aux dossiers.
Les emplois de commis aux dossiers médicaux sont les plus connus. Ces travailleurs traitent les informations sensibles des patients et doivent garantir la confidentialité des patients. Les emplois de commis aux dossiers médicaux impliquent la collecte, l’organisation, la récupération et le classement des dossiers médicaux des patients. Ils peuvent également servir à la réception, accueillir les patients et accepter les co-paiements.
L’attention portée aux détails est nécessaire dans un travail de commis aux dossiers médicaux. Toute information manquante dans le dossier d’un patient peut entraîner de graves complications de santé. Les emplois de commis aux dossiers médicaux mènent souvent à des emplois de facturation et de codage médical.
Les emplois de greffier dans l’application de la loi sont également courants. Les tâches comprennent plus de tâches administratives que dans les emplois de commis aux dossiers médicaux. Non seulement ces greffiers conserveront les dossiers criminels, les dossiers de la prison et les dossiers des prisonniers, mais ils effectueront également des tâches de secrétariat telles que la transcription des dossiers des agents, la saisie de données et la génération de rapports en cas de besoin. Les tâches de courrier et de réception peuvent également être incluses.
Les commis aux archives juridiques exercent des fonctions similaires à celles d’un parajuriste. Ils créeront, livreront, récupéreront et indexeront les enregistrements et prépareront les fichiers pour le stockage. Une compréhension des logiciels de gestion des dossiers peut être nécessaire et le travail peut impliquer des déplacements vers des sites hors site pour le stockage à long terme des dossiers fermés. Ces emplois de commis aux archives peuvent souvent mener à des postes de parajuriste.
Les emplois de commis aux archives dans les agences gouvernementales impliquent la gestion des archives publiques et des documents judiciaires en ce qui concerne la ville, le comté ou l’état local. Ces travailleurs peuvent être responsables du classement et de la récupération des certificats de naissance et de décès, des licences de mariage et des avis de divorce. Les commis aux titres gèrent souvent les registres de propriété des entités gouvernementales.
Les emplois de commis aux archives peuvent également impliquer la numérisation et l’indexation de documents électroniques. Lorsque des documents sensibles sont transférés au format électronique, ils doivent être détruits pour s’assurer que les dossiers privés ne sont pas rendus publics. Cela peut être accompli par le biais de programmes de recyclage privés ou par le déchiquetage de documents.
Les sociétés privées ont également des emplois de commis aux archives pour gérer les documents d’entreprise sensibles. Le poste implique la tenue de dossiers ainsi que des compétences administratives et comptables. Ces travailleurs doivent gérer les comptes clients, suivre la facturation et les reçus ainsi que les dossiers des employés. Certains emplois de commis aux archives impliquent la responsabilité de créer des rapports annuels, des documents d’entreprise en ligne, des transactions comptables et exécutives.