Une application de gestion des actifs est utilisée par les organisations pour suivre les actifs, contrôler l’inventaire et planifier les mises à niveau ou les remplacements des actifs physiques. Chaque type d’application de gestion des actifs est généralement un emplacement centralisé qui contient des informations détaillées sur les actifs de l’entreprise. L’augmentation des formes de médias électroniques dans le secteur des entreprises a conduit au développement de logiciels qui suivent également les actifs numériques. Le suivi des actifs à la maison est un autre type d’application de gestion des actifs conçue pour un usage personnel.
Les actifs de la société sont des ressources tangibles et peuvent comprendre du matériel informatique, du matériel de bureau, des véhicules et des biens immobiliers. Les actifs numériques peuvent inclure des logos d’entreprise, des enregistrements audio ou vidéo et des fichiers stockés électroniquement sur des systèmes de réseau d’entreprise. Une liste de biens personnels peut inclure des meubles, des antiquités et des bijoux coûteux.
L’utilisation d’une application de gestion d’actifs peut fournir une comptabilité en temps réel de la valeur nette de l’entreprise en termes de biens immobiliers et d’actifs physiques. Pratiquement tous les types d’immobilisations corporelles précieuses pour l’entreprise sont conservées dans une application de gestion des actifs. L’application de gestion peut également aider une entreprise à suivre le cycle de vie des actifs. Cela peut aider à identifier quand et si un remplacement est nécessaire.
Il existe plusieurs fonctionnalités clés dans une application de gestion d’actifs. Les informations détaillées stockées peuvent suivre les enregistrements de maintenance et les garanties sur l’équipement. Certains logiciels de gestion des actifs peuvent également disposer d’un système de codes à barres qui facilite l’identification de l’emplacement d’un actif. La plupart des applications peuvent également inclure une fonction de rapport qui peut être utilisée par différents services.
Les petites entreprises utilisent généralement des logiciels de gestion des actifs prêts à l’emploi pour suivre les actifs. Le logiciel peut également être utilisé pour maintenir les niveaux d’inventaire, les registres des ventes et les fonctions comptables connexes. Ce type d’information est généralement nécessaire pour remplir les déclarations de revenus et d’impôts. Ces applications sont généralement moins chères pour une entreprise qui dispose d’un petit budget, mais qui a toujours besoin de la capacité de gérer son inventaire et de suivre ses actifs.
Pour les grandes entreprises, un système plus sophistiqué peut être utilisé pour gérer un plus grand volume d’actifs pouvant se trouver dans plusieurs emplacements. Le logiciel peut également fournir une comptabilité détaillée de tous les actifs détenus par l’entreprise. Les informations sont généralement les mêmes que pour les logiciels destinés aux petites entreprises, à l’exception des catégories d’actifs plus larges et de la capacité à obtenir davantage d’informations.
Les actifs égarés peuvent éroder le potentiel de rentabilité d’une entreprise. L’utilisation d’applications de gestion des actifs peut augmenter les niveaux de productivité de l’entreprise. Le fait de disposer d’une base de données centralisée des actifs peut réduire le temps passé par les employés à rechercher des stocks ou des actifs lors de l’exécution de certaines tâches.
Les applications de gestion d’actifs à usage domestique peuvent conserver un inventaire des actifs à des fins d’assurance ou lors d’un déménagement. Une personne peut avoir une liste d’articles tels que des bijoux, des appareils électroniques et des collections d’art. Des informations sur le moment où chaque article a été acheté et la valeur approximative peuvent être disponibles si un article est perdu ou volé.