Les responsabilités de front office sont courantes dans les entreprises qui ont un service qui interagit avec le grand public d’une manière ou d’une autre. De nombreux types d’entreprises ont un front office, les organisations les plus courantes étant les cabinets médicaux, les hôtels, les magasins de détail et les entreprises similaires. Les types courants de responsabilités de front office se résument aux postes d’employés. Ces postes comprennent des commis de bureau, des agents du service à la clientèle, des agents de sécurité et des gestionnaires.
Les commis de bureau gèrent généralement les documents d’un client pour une seule transaction. Par exemple, lorsqu’un patient se présente au cabinet d’un médecin, le réceptionniste demande au patient de remplir des documents concernant la visite et l’assurance ou toute autre forme de paiement. Les commis passent également des appels téléphoniques, gèrent de petites commandes de fournitures et d’autres articles et travaillent selon des horaires avec d’autres membres du personnel. Dans la plupart des cas, ces responsabilités de front office ne sont pas difficiles, simplement répétitives. Le détail est important afin de ne pas confondre les informations lors de leur saisie dans le système informatique de l’organisation.
Les agents du service à la clientèle représentent un autre type de poste administratif qui n’est pas lourd de responsabilités majeures. Dans la plupart des cas, les responsabilités du front office du service client peuvent être exercées par téléphone ou par un autre moyen. Les fonctions ici permettent à une entreprise d’utiliser des agents du service client afin de recueillir les commentaires des clients. Les informations reçues ici permettent à une entreprise de mesurer son efficience et son efficacité lors de la réalisation des opérations. La plupart des agents du service client travaillent quotidiennement avec le grand public.
Toutes les entreprises ont généralement un certain type de sécurité pour protéger leurs locaux. Les travailleurs de la sécurité peuvent être soit de véritables employés de l’entreprise, soit un groupe de travailleurs externalisé. Les agents de sécurité surveillent les produits et les différents services pour s’assurer que les clients ou les travailleurs n’abusent pas des ressources de l’entreprise. Dans de nombreux cas, l’entreprise dispose à la fois d’un bureau de sécurité et de postes où les travailleurs doivent pouvoir observer les emplacements physiques. Les besoins de l’entreprise créent les niveaux de sécurité dans l’organisation.
Les responsables du front office sont les superviseurs de toutes les différentes responsabilités du front office. Ce poste garantit que suffisamment de travailleurs sont disponibles à tout moment pour gérer les clients ou les clients qui entrent dans le lieu d’affaires d’une entreprise. Ces personnes traitent également les litiges ou les réclamations avec les clients. Le responsable du front office peut également rendre compte à la haute direction. Le but de ce poste est de maintenir l’ordre et le respect des règles de l’entreprise.