La répartition des frais généraux détermine la somme d’argent acheminée pour couvrir les dépenses engagées dans le cadre de l’activité commerciale. Cela peut être utile pour la budgétisation et la planification, où il est important de savoir combien une entreprise dépense pour diverses activités commerciales. Déterminer la source des coûts peut aider les entreprises à déterminer le prix des produits et des services. Il peut également fournir des informations sur les endroits où les dépenses pourraient être réduites pour augmenter les bénéfices. Les départements pourraient être supprimés, déplacés ou réorganisés, par exemple, pour limiter leurs frais généraux.
Les coûts tels que les loyers, les services publics, la main-d’œuvre et les achats de fournitures sont des exemples de frais généraux. Sans engager ces dépenses, une entreprise ne peut pas fonctionner. Les frais généraux ne sont cependant pas nécessairement efficaces et les entreprises peuvent en conséquence gaspiller des fonds. Deux départements peuvent se répéter, par exemple, ou une entreprise peut ne pas avoir de plan de service téléphonique efficace. Dans la répartition des frais généraux, les entreprises déterminent d’où proviennent leurs dépenses et comment les compenser ou les traiter.
Certaines entreprises examinent les frais généraux globaux et les divisent par départements et processus. Cette approche approximative de la répartition des frais généraux peut fournir une estimation, mais peut masquer des inefficacités. Par exemple, un service peut consommer plus de frais généraux que d’autres. En moyenne, ses excès ne seraient pas apparents. L’entreprise ne sait peut-être pas qu’elle devrait fixer des prix plus élevés pour les produits de ce service ou qu’elle devrait effectuer un audit pour déterminer s’il est possible de réduire les coûts.
Dans une autre approche de la répartition des frais généraux, les entreprises ventilent les dépenses par départements et activités de production, comme la fabrication de différents modèles de voitures. Cela peut leur permettre d’identifier les produits et services avec des frais généraux élevés. Il peut être nécessaire de leur donner un prix plus élevé pour compenser et s’assurer que l’entreprise atteint toujours ses objectifs de profit. L’entreprise pourrait également réduire les coûts avec des options telles que changer de fournisseur, éliminer le personnel inutile ou combiner des départements avec des fonctions similaires pour leur permettre de mutualiser les ressources. Des pannes de cette nature peuvent parfois aider une entreprise à cibler des domaines de préoccupation spécifiques.
Un certain nombre d’outils sont utilisés dans la répartition des frais généraux. Les états comptables peuvent être utiles, surtout s’ils sont annotés pour fournir des informations sur la nature des dépenses et les départements qui ont engagé des coûts spécifiques. Il peut également être nécessaire de consulter les dossiers du service pour en savoir plus sur la façon dont il gère les frais généraux. Cela peut également fournir des informations susceptibles d’aider les entreprises à réduire leurs coûts. Par exemple, un ministère peut payer un abonnement qu’il n’utilise pas simplement parce que personne n’a pris le temps de l’annuler.