Une réservation de groupe est un arrangement dans lequel des avantages d’un certain type sont garantis pour un ensemble de personnes, plutôt que pour des individus. Ce type d’activité peut être lié à la création d’arrangements de voyage comprenant des billets d’avion, des voyages en train et même des chambres d’hôtel. Ce même type de situation de réservation peut également s’appliquer à tout, de l’obtention de billets de cinéma à l’obtention d’un bloc de sièges pour un événement sportif. La réservation de groupe présente généralement plusieurs avantages, notamment la possibilité d’obtenir un prix réduit.
Une réservation de groupe de base peut être considérée comme une réservation qui offre l’assurance d’avoir de la place pour un plus grand nombre de personnes. Typiquement, ce type d’arrangement commercial permet de garantir à l’ensemble du groupe certains droits ou avantages jugés souhaitables. Par exemple, une réservation de groupe dans un hôtel peut permettre à tous les membres du groupe de rester au même étage de l’établissement, ce qui facilite grandement la coordination des activités pendant la résidence. La même approche générale s’applique pour une réservation de groupe pour un voyage, par exemple, dans la mesure où tous les membres du groupe peuvent être en mesure de s’asseoir dans les mêmes sections de l’avion de ligne ou dans des couchettes connectées dans un train.
Un autre avantage important d’une réservation de groupe est la possibilité de verrouiller une sorte de prix réduit. Il n’est pas rare que des entreprises allant des hôtels aux parcs à thème accordent une sorte de réduction aux groupes au-delà d’un certain nombre de participants. C’est souvent à l’avantage du prestataire, car cela permet de s’assurer qu’un certain profit est tiré de l’arrangement. Dans le même temps, les membres du groupe en bénéficient puisqu’ils paieront moins pour ces avantages que s’ils avaient réservé le voyage ou l’hébergement par eux-mêmes.
Une situation de réservation de groupe est courante dans un certain nombre de scénarios. Les groupes civiques et autres peuvent obtenir un bloc de billets pour assister ensemble à un événement sportif local, ce qui permet de payer moins cher par billet et d’obtenir des places dans la même section. Les organisateurs de congrès peuvent souvent obtenir des tarifs de réservation de groupe pour les participants et les exposants dans les hôtels où se déroulent les événements, ce qui permet d’économiser de l’argent tout en facilitant la participation aux événements. La plupart des entreprises ont des politiques et des procédures spécifiques relatives aux situations de réservation de groupe, permettant non seulement d’identifier ce qui doit être fait pour organiser la réservation, mais également de comparer les avantages d’un programme avec ceux offerts par un concurrent.