La transcription de conférence consiste à créer un compte rendu écrit des débats d’une conférence. Cela peut permettre aux personnes qui n’ont pas pu assister à une chance de suivre les événements et d’en savoir plus sur ce qui a été discuté, et peut être un enregistrement utile pour les organisateurs de la conférence et les participants. Certaines conférences mettent gratuitement à disposition des transcriptions après la fin d’un séminaire, tandis que d’autres peuvent les fournir sur demande moyennant des frais. Les coûts peuvent varier selon la conférence et selon que les personnes demandent une transcription complète ou partielle.
Certaines organisations maintiennent une équipe de transcripteurs qui gèrent leurs conférences, séminaires et autres événements. Dans d’autres cas, la transcription de la conférence peut être sous-traitée à un tiers. Le processus implique d’écouter attentivement l’audio enregistré et de regarder la vidéo tout en préparant un enregistrement écrit de ce qui a été dit. Cela peut inclure une documentation des gestes ainsi que des aides visuelles comme des diapositives et des vidéos. Dans certains cas, les participants peuvent être invités à fournir des copies de graphiques, de tableaux et d’autres supports visuels à insérer dans la transcription.
Les événements à un seul orateur comme les discours d’ouverture peuvent être les plus faciles à transcrire, suivis des panels et d’autres événements mettant en vedette une table ronde d’orateurs. La transcription de la conférence peut être plus complexe lorsqu’elle implique des questions et des discussions du public, car la qualité de l’audio peut être inférieure. Le transcripteur peut également avoir à faire face à des interruptions, des accents inattendus et d’autres problèmes qui peuvent survenir lorsque plusieurs locuteurs sont impliqués.
Du matériel hautement technique peut être présenté lors de certaines conférences. Pour cette raison, il est parfois nécessaire de faire appel à une firme spécialisée pour préparer une transcription de conférence, ou de demander une révision éditoriale du document fini par une personne familière avec le domaine. Cela peut garantir que le jargon de l’industrie et la terminologie spécialisée sont enregistrés avec précision. Lors d’une conférence médico-légale, par exemple, les gens peuvent discuter de technologies, de processus et d’autres activités spécifiques à l’industrie, en utilisant un langage qui pourrait ne pas être familier au transcripteur moyen.
Les frais de préparation des transcriptions peuvent dépendre de la durée de l’audio, de la nature et du type de conférence. L’audio multi-haut-parleurs a tendance à être plus cher, tout comme l’audio qui nécessite une familiarité avec plusieurs langues ou une terminologie spécialisée. Les entreprises de transcription peuvent généralement fournir une estimation, soit sur la base d’un échantillon audio ou d’informations générales sur la conférence. Il peut être conseillé de solliciter plusieurs offres de transcription de conférence auprès d’entreprises concurrentes pour avoir une idée de l’éventail des options disponibles et de leurs prix.