Un assistant juridique virtuel est un professionnel externalisé qui aide les avocats et les autres personnes impliquées dans la pratique du droit à gérer leur entreprise à distance. Le travail courant d’assistant juridique virtuel comprend le traitement de texte, les transcriptions de dictée et la gestion des dossiers judiciaires. Les assistants travaillent généralement à distance sur une base contractuelle. Ils ne sont généralement pas considérés comme des employés à part entière et peuvent être un excellent moyen pour les cabinets d’avocats et les petits cabinets juridiques d’économiser de l’argent tout en restant au fait des documents et des tâches administratives.
La pratique juridique dans presque toutes les juridictions nécessite beaucoup de paperasse. La gloire d’une grande partie du travail d’un avocat se déroule dans la salle d’audience, mais il est rarement facile de s’y rendre. Les clients doivent être obtenus, sélectionnés et interrogés ; les plaintes doivent être rédigées, déposées et signifiées. Les dépositions doivent être programmées et prises, et les témoins doivent être contactés et préparés. Les avocats embauchent traditionnellement des adjoints administratifs et des parajuristes pour aider à assumer le fardeau de ces tâches.
Face à la hausse des coûts et aux exigences de travail souvent plus sporadiques, les cabinets se tournent de plus en plus vers des solutions d’assistant juridique virtuel comme alternative à l’embauche de personnel de bureau à temps plein. Un assistant virtuel, ou VA, est appelé ainsi parce qu’il n’est que virtuellement présent – souvent sur Internet, par téléphone ou par fax. De nombreux assistants travaillent à domicile ou à partir de bureaux externalisés dans le monde entier. Ils sont souvent embauchés sur une base contractuelle, par projet, et travaillent en tant qu’entrepreneurs indépendants.
Cela ne veut pas dire que les entreprises ne développent jamais de relations continues avec un assistant juridique virtuel au fil du temps. De nombreux assistants ne travaillent que pour une poignée de clients. L’avantage pour l’entreprise est que les assistants ne doivent être payés que pour le travail accompli. Ils ne sont généralement pas salariés et n’ont généralement pas droit aux prestations de santé ou autres.
Une certaine expérience juridique est généralement requise pour devenir assistant juridique virtuel. Un entrepreneur ayant une formation parajuridique peut développer une entreprise à domicile agissant comme assistant juridique virtuel pour les entreprises locales, par exemple. Les anciens assistants juridiques basés au bureau vont souvent aussi travailler pour de plus grandes organisations de dotation en personnel VA.
Les types de travail spécifiques qu’un assistant juridique virtuel peut gérer varient généralement selon la juridiction. La pratique du droit est très réglementée dans la plupart des endroits et seules certaines personnes sont autorisées à rédiger et à déposer des documents ou à gérer certaines informations sensibles. Bien que les services d’assistant de bureau virtuel puissent alléger de nombreux coûts pour les entreprises, ils peuvent également exposer l’entreprise à une responsabilité importante s’ils ne sont pas correctement structurés.
Les entreprises intéressées à retenir l’aide externalisée seraient avisées de rechercher d’abord les lois de leur juridiction concernant la distribution du travail juridique et le traitement des documents. Selon la nature des tâches d’un assistant, le cabinet peut être amené à prouver que chaque assistant était supervisé par un avocat agréé. Le personnel administratif, virtuel ou autre, n’est généralement pas autorisé à offrir une assistance créative ou autre chose qu’une assistance technique de base sur les documents. Les droits à la vie privée des clients et tout problème de privilège avocat-client applicable doivent également être examinés avant de transférer les fichiers hors du bureau.