Un bureau d’assistant personnel pourrait avoir plusieurs définitions. Il peut s’agir du bureau où un assistant personnel effectue la plupart de ses tâches. Alternativement, les entreprises gèrent parfois des services d’assistant personnel virtuel accessibles en ligne et peuvent aider les cadres occupés ou d’autres personnes à organiser leur vie. Enfin, un assistant personnel / administrateur de bureau peut décrire un type de travail d’assistant personnel qui se concentre plus spécifiquement sur la responsabilité commerciale et l’assistance dans la vie professionnelle et parfois personnelle des cadres.
Dans le premier cas, tous les assistants personnels ne disposent pas d’un bureau et certains peuvent en partager un avec leur employeur. Si un bureau d’assistant personnel est disponible, il contiendra probablement au minimum un téléphone, un ordinateur et des éléments tels qu’un Rolodex en ligne ou hors ligne. Les informations spécifiques au type de travail effectué par l’employeur sont généralement à portée de main, et des classeurs, des bureaux et d’autres meubles d’organisation sont utilisés. Certaines personnes travaillent à domicile et peuvent avoir un bureau d’assistant personnel à domicile, à la place ou en plus d’un bureau sur site qu’elles utilisent occasionnellement.
L’idée d’embaucher des assistants personnels virtuels est certainement contagieuse. Un bureau d’assistant personnel qui offre ce service aux personnes pourrait être situé uniquement en ligne ou avoir un emplacement physique. Les employés peuvent être des employés externalisés qui travaillent dans différents pays, ou ils peuvent être dans le même pays. Le degré de satisfaction à l’égard d’un assistant virtuel se résume généralement à la capacité de communiquer les besoins et de les faire satisfaire par l’assistant. Cela peut être plus difficile s’il existe une barrière linguistique ou culturelle. Un bon assistant virtuel peut faire à peu près tout ce qu’un assistant “réel” ferait, y compris organiser des déplacements, répondre à la correspondance et vérifier les rendez-vous, mais ramasser le nettoyage à sec devra être le travail de quelqu’un d’autre, surtout si l’assistant n’est pas le même pays.
Parfois, en entreprise, un titre d’assistant personnel peut être utilisé à la place de secrétaire de direction ou d’assistant de direction. L’assistant personnel / administrateur de bureau pourrait être responsable de la gestion de tout un bureau en plus de s’occuper des besoins supplémentaires d’un cadre. Les conditions d’un tel emploi ont tendance à varier en fonction du type d’industrie ou d’entreprise. Les travailleurs qui obtiennent ces emplois ont généralement de solides compétences en informatique, de grandes compétences interpersonnelles et la capacité de travailler dur pour plaire à une seule personne tout en contribuant à une équipe de bureau ou en en gérant une.
Compte tenu du nombre de définitions, le bureau d’assistant personnel est un terme quelque peu nébuleux. On peut dire dans tous les cas qu’il tourne autour de la question de travailler très étroitement avec un employeur et de l’aider à planifier et à organiser des vies très occupées. Travailler en étroite collaboration ne signifie pas nécessairement à proximité, comme le montre la popularité croissante du bureau d’assistant personnel pour embaucher un assistant virtuel.