Un bureau des achats est un département au sein d’une entreprise, d’un gouvernement ou d’une institution qui est responsable de l’acquisition de choses. Essentiellement, un bureau d’approvisionnement est l’acheteur de l’organisation qu’il soutient, bien que les procédures du bureau vont bien au-delà des simples achats. En règle générale, tout achat ou acquisition important doit être traité par le bureau des achats, bien que des départements individuels puissent recevoir de petits budgets discrétionnaires pour des achats mineurs. L’objectif de la création d’un bureau d’achat unifié qui couvre toute une organisation est d’économiser de l’argent à long terme, en utilisant une variété de techniques.
Au minimum, un bureau d’approvisionnement est chargé de répondre aux besoins des personnes au sein de l’organisation qu’il représente en remplissant les bons de commande. Les bureaux d’approvisionnement peuvent obtenir des équipements, des fournitures et des services, allant des stylos pour les bureaux aux fusées. Cependant, les bureaux d’approvisionnement font bien plus que simplement acheter des choses. Ils recherchent les meilleures offres, négocient des contrats, mettent des contrats en concurrence pour offrir à d’autres entreprises l’opportunité de répondre aux besoins de leurs organisations mères et travaillent avec diverses entreprises sur des projets personnalisés. Une fusée, par exemple, est un article plutôt spécialisé qui n’est pas le genre de chose que l’on peut commander auprès d’une entreprise de fournitures de bureau.
En règle générale, le bureau des achats établit également des politiques et des procédures relatives aux achats. Par exemple, un bureau d’État peut définir des politiques générales, les districts individuels au sein de l’État prenant en charge leurs propres besoins en matière d’approvisionnement. Ces politiques sont conçues pour garantir que les coûts restent bas et que les gens utilisent des équipements et des fournitures standardisés pour plus de commodité. Par exemple, les agences gouvernementales peuvent être encouragées à contacter d’autres agences pour voir si elles ont utilisé du matériel à vendre avant d’acheter du matériel d’occasion sur le marché libre.
Le bureau des achats est généralement composé d’un grand groupe de personnes, y compris des responsables des achats. Dans une grande entreprise, les agents peuvent se spécialiser dans des types particuliers de besoins d’approvisionnement. Par exemple, quelqu’un peut se concentrer uniquement sur la satisfaction des besoins en fournitures de bureau ou sur la collaboration avec des scientifiques pour obtenir du matériel de laboratoire et des instruments scientifiques utilisés dans la recherche. Ces employés peuvent également appliquer des politiques et effectuer des audits pour confirmer que les personnes respectent les normes établies par leurs bureaux.
Travailler dans un bureau d’approvisionnement peut être stimulant et intéressant. Pour les personnes qui aiment rechercher des sources de matériaux, résoudre des mystères et gérer d’importants stocks de fournitures, ce type de travail peut être très engageant. Les agents d’approvisionnement doivent être polyvalents, capables de rechercher sans relâche des produits spécifiques et bons avec les gens, car une grande partie du travail d’approvisionnement implique de parler avec des personnes occupant divers postes pour atteindre un objectif commun.