Qu’ils soient basés sur le Web ou sur un serveur local, les logiciels de gestion des changements aident les entreprises à documenter et à rendre compte du processus de changement. Le logiciel fournit un moyen automatisé de conserver toutes les informations nécessaires dans un emplacement facilement accessible, afin que tout employé autorisé – ou client – puisse accéder aux informations spécifiques ou au résumé requis. Bien sûr, la rationalisation crée les avantages de flux de travail intégrés et d’une meilleure productivité.
Sans un logiciel pour gérer le suivi et les rapports, les employés chargés de la gestion des changements devraient conserver des dossiers papier et calculer manuellement la progression du processus de changement. Les rapports prendraient un temps précieux à rassembler. Les employés chargés de la gestion du changement dans différents endroits auraient besoin d’obtenir des copies des dossiers papier pour avoir les mêmes informations à portée de main.
Avec un logiciel de gestion du changement, en particulier un programme basé sur le Web, plusieurs employés de différents sites commerciaux peuvent accéder aux mêmes informations en même temps. Tout le monde peut voir les informations les plus récentes. Les rapports peuvent être exécutés rapidement et les dernières informations peuvent être suivies de manière organisée et sans papier.
Les vues et les rapports sont généralement personnalisables, ce qui permet à l’entreprise d’afficher les informations pertinentes pour ses besoins individuels. Pour les demandes de modification associées, certains logiciels de gestion des modifications peuvent lier les demandes dans une relation parent-enfant, si vous le souhaitez. Le processus de changement lui-même peut souvent être documenté dans un flux de travail pour voir le projet à chaque tournant. S’il y a un problème dans le plan de changement, le logiciel permettra parfois à l’entreprise de revenir à un état antérieur. Certains logiciels de gestion des changements incluent une évaluation des risques, de sorte que l’entreprise peut calculer le risque d’une demande de changement particulière, et lorsque le processus de changement est audité, le logiciel fournit un enregistrement de toutes les étapes.
Certains logiciels de gestion du changement se vantent d’être conformes à d’autres systèmes de gestion largement utilisés. Certains fournissent une communication automatisée par e-mail pour rester au courant des dernières informations. En plus du courrier électronique automatisé, certains offrent des fonctionnalités de glisser-déposer, des calendriers, des feuilles de temps ou la possibilité de générer des feuilles de calcul.
Les entreprises impliquées dans la gestion du changement veulent un processus de gestion du changement fluide et cohérent. Un logiciel de gestion des changements peut fournir cela. En outre, certains programmes sont spécialement conçus pour gérer le changement au sein d’un secteur ou d’un secteur d’activité particulier. Cela signifie, par exemple, qu’une entreprise de construction chargée de modifier un projet de construction peut acheter un système conçu spécifiquement pour l’industrie de la construction. La meilleure partie, peut-être, est que la personnalisation, que ce soit dans un système entier ou dans une vue de calendrier individuelle, peut être utilisée sans avoir besoin de connaître la programmation informatique.