Un planificateur d’événements spéciaux est celui qui travaille avec les clients pour créer et exécuter des plans pour des événements spéciaux, tels que des mariages, des fêtes d’anniversaire ou d’anniversaire, des réunions ou des événements d’entreprise, entre autres. Un planificateur d’événements peut être un travailleur autonome et posséder sa propre entreprise, il peut travailler en groupe avec d’autres planificateurs d’événements spéciaux ou il peut être employé par une entreprise comme un hôtel ou un casino où les grandes fêtes sont courantes. Un diplôme d’études collégiales n’est généralement pas nécessaire pour devenir un planificateur d’événements spéciaux.
Pour commencer, un planificateur d’événements spéciaux rencontrera un client pour discuter d’idées pour l’événement et de toutes les exigences nécessaires. Ils discuteront du budget, des frais et des idées pour la fête ou l’événement d’entreprise. Un planificateur d’événements peut facturer des frais horaires, des frais fixes en fonction de la taille et de la portée de l’événement, ou un pourcentage du coût final. Certains planificateurs d’événements spéciaux embauchent du personnel supplémentaire pour les aider à planifier et à exécuter l’événement.
Le planificateur d’événements spéciaux posera des questions concernant la nature de l’événement, l’emplacement, le type d’aliments et de boissons souhaités, les options de décoration et la taille de la liste des invités, pour n’en nommer que quelques-uns. Si un emplacement a déjà été choisi, le planificateur d’événements peut visiter l’emplacement avec les clients pour prendre des mesures et recevoir des informations. Sinon, il ou elle peut suggérer des emplacements potentiels.
Une fois tous les détails réglés, un planificateur d’événements spéciaux peut alors être chargé d’envoyer des invitations, de commander de la nourriture et des boissons et de travailler avec tout autre entrepreneur qui doit livrer des articles à la fête, comme la livraison de linge ou une boulangerie. . Les tâches des planificateurs d’événements spéciaux varient selon les besoins des clients; en général, les honoraires du planificateur continueront d’augmenter en fonction de la quantité de travail qu’il est censé effectuer.
Les clients peuvent contacter le planificateur d’événements spéciaux à tout moment pour des questions ou pour apporter des modifications, telles que modifier la liste des invités. Le jour de la fête, le planificateur d’événements sera présent pour tout superviser et s’assurer que tous les plans se concrétisent. Il ou elle restera alors probablement après la fin de l’événement pour superviser le nettoyage et vérifier que tout est retourné de manière appropriée, ainsi que pour payer les entrepreneurs supplémentaires.
Un planificateur d’événements spéciaux devra tenir des registres comptables et comptables minutieux. Elle devra peut-être créer de la publicité et essayer activement de trouver de nouveaux clients. De plus, les planificateurs d’événements spéciaux doivent connaître les lois locales concernant l’obtention de permis pour des événements spéciaux. Après un événement, le planificateur d’événements peut contacter un client pour voir s’il est satisfait de son travail ou s’il a des suggestions d’amélioration. Les clients satisfaits sont plus enclins à fidéliser leurs clients et à recommander leurs amis et leur famille.