Le registre des actes est la personne qui gère le bureau du registre des actes créé par les statuts locaux. Le bureau est le lieu d’enregistrement des transactions immobilières portant sur des terrains. Les registres sont conservés par le registre des actes et mis à la disposition du public pour consultation. Certains des dossiers comprennent souvent des états financiers sur certains types de biens personnels. Les bureaux fournissent souvent des copies sur demande, mais des frais peuvent s’appliquer.
Que le registre des actes soit nommé ou élu, la personne doit s’assurer que tous les actes et documents immobiliers sont enregistrés conformément aux lois locales. Il ou elle emploie souvent un adjoint et des membres du personnel pour accomplir cette tâche en raison des nombreux documents qui sont régulièrement enregistrés. Le public peut consulter les dossiers en personne ou parfois sur le site Web maintenu et mis à jour par le personnel du bureau. De nombreux bureaux répondent aux questions par téléphone ou par courrier électronique. Les lois locales exigent souvent que les dossiers soient accessibles au public pour aider les consommateurs à prendre des décisions d’achat et de vente éclairées concernant l’immobilier et pour aider à limiter le nombre de litiges concernant les titres de propriété.
Chaque bureau a ses propres exigences quant à la façon d’enregistrer les documents. La règle de base est que le type de document est indiqué en haut de la page, comme l’acte de rétrocession. Les documents sont souvent dactylographiés ou imprimés d’un seul côté, ce qui permet au personnel de bureau d’en faire facilement des copies. Le registre des actes accepte souvent les documents qui sont postés ou remis en main propre, et beaucoup conseillent que les actes doivent être enregistrés dès que possible après que l’acheteur ait effectué un paiement pour terminer le contrat. Les particuliers doivent souvent payer des frais d’enregistrement avec les documents soumis.
De nombreux documents enregistrés doivent être authentifiés par un notaire public. Les particuliers peuvent préparer leurs propres documents, mais il est souvent conseillé de demander l’avis d’un avocat spécialisé en immobilier pour éviter les erreurs menant à des poursuites civiles. Ni le registre des actes ni le personnel du bureau ne peuvent fournir une aide juridique, car le bureau agit uniquement en tant que dépositaire des archives.
Les acheteurs de biens immobiliers souhaitent souvent acheter des terrains qui ne sont pas grevés de privilèges ou de jugements. Le registre des actes ne tient généralement pas compte des jugements en suspens. Les dépôts des jugements et des documents connexes sont souvent conservés par le système judiciaire, et le greffier du tribunal est chargé de conserver ces documents. Les privilèges immobiliers sont également conservés par le greffier, et non par le bureau du registre des actes.