Les applications de planification des ressources d’entreprise (ERP) sont des programmes informatiques à grande échelle que les entreprises mettront en œuvre pour améliorer les opérations commerciales et automatiser les processus individuels. Ces systèmes diffèrent des programmes à petite échelle car les applications ERP se composent généralement de plusieurs modules construits autour d’un système d’enregistrement des transactions. La plupart des systèmes sont assez coûteux et se trouvent couramment dans les grandes entreprises qui ont à la fois besoin de plusieurs modules d’application et du capital pour payer les frais de mise en œuvre et de support.
Le système d’enregistrement des transactions dans les applications ERP fonctionne à la fois sur les transactions internes et externes. Les transactions internes résultent des entreprises produisant des biens et des services, embauchant des employés, achetant des services et des ressources auprès de fournisseurs ou commercialisant des produits aux consommateurs. Les transactions externes comprennent l’acquisition de financement par emprunt ou par actions, les enquêtes auprès des clients ou la collecte d’informations concernant les politiques gouvernementales ou les mouvements d’entreprises concurrentes sur le marché économique.
Les modules trouvés dans les applications ERP incluent les ressources humaines, la comptabilité ou la finance, l’approvisionnement, la production, l’entreposage ou d’autres systèmes, selon l’entreprise mettant en œuvre l’application. Chaque module est autonome et indépendant tout en étant connecté au système d’enregistrement des transactions. Le but de cette méthodologie est de permettre la séparation de chaque module si nécessaire, ce qui permet aux organisations de se développer lentement lors de la mise en œuvre de l’ensemble de l’application. Les entreprises peuvent également avoir une séparation géographique, ce qui signifie que l’entreprise peut n’avoir besoin que du module comptable ou financier principal du siège social plutôt que de tous les entrepôts régionaux.
Le processus de mise en œuvre des applications ERP est souvent assez long et chronophage. Les propriétaires d’entreprise, les administrateurs et les dirigeants rencontreront le fournisseur ERP et détermineront le meilleur système qui correspond aux besoins de l’entreprise. Après cette décision, une estimation du délai aidera l’entreprise à déterminer la durée du processus de mise en œuvre. La plupart des entreprises divisent ce processus en étapes afin d’éviter des perturbations opérationnelles majeures ou des complications dues au changement technologique. Les entreprises disposant d’un système d’information informatisé préexistant passeront généralement plus de temps à transférer les enregistrements historiques dans le nouveau système ERP. Cela garantit qu’aucune information essentielle n’est perdue lors du passage d’un système à l’autre.
Le support technique et le service client sont un autre problème important pour les applications ERP. Ces systèmes peuvent nécessiter des mises à jour ou des mises à niveau dans les mois ou les années à venir. Les entreprises devront utiliser le service d’assistance du fournisseur ERP pour s’assurer que le système reste pertinent et qu’aucun problème de sécurité n’existe lors du transfert ou de la conservation des informations commerciales de l’entreprise. Les frais de support et de service seront souvent un facteur important lorsque les entreprises sélectionnent une application ERP, car ces frais continuent en partie pendant la durée de fonctionnement du système.