Une réceptionniste temporaire répond aux appels téléphoniques, gère les problèmes de base du service à la clientèle et effectue diverses autres tâches administratives. Par définition, ces rôles sont des postes à court terme et la réceptionniste peut être employée pour quelques jours, semaines ou mois. De nombreuses entreprises embauchent des travailleurs temporaires pour effectuer les tâches des membres permanents du personnel qui s’absentent du travail pour diverses raisons, tandis que d’autres entreprises recrutent des travailleurs à court terme pour aider à gérer la charge de travail pendant les périodes chargées de l’année.
Une personne employée comme réceptionniste temporaire doit avoir de bonnes qualités relationnelles et organisationnelles. De nombreux employeurs préfèrent embaucher des personnes qui ont déjà travaillé comme secrétaires ou assistantes administratives. Alors que certaines réceptionnistes ont des diplômes universitaires en commerce ou en gestion, de nombreuses personnes employées dans ces emplois ont suivi des cours professionnels à court terme au cours desquels les étudiants apprennent les fonctions administratives de base et les compétences informatiques. Dans de nombreux cas, les entreprises pourvoient des postes à court terme avec des travailleurs engagés par des agences de placement. Ces entreprises travaillent avec des demandeurs d’emploi et peuvent convenir d’une série de contrats à court terme pour qu’une personne en particulier travaille comme réceptionniste temporaire dans plusieurs entreprises différentes.
En règle générale, les réceptionnistes sont des employés de première ligne, ce qui signifie que les personnes employées dans ces rôles sont souvent les premiers employés de l’entreprise avec lesquels les visiteurs et les clients interagissent. Dans de nombreux cas, un réceptionniste temporaire travaillera à un bureau situé juste à l’intérieur de l’entrée principale de l’entreprise. Ces personnes doivent accueillir les visiteurs, fixer des rendez-vous et donner des indications aux personnes qui tentent de trouver des personnes ou des services particuliers. Le personnel de la réception communique généralement avec les autres employés de l’entreprise par téléphone ou par e-mail et ces employés informent normalement les employés de l’entreprise chaque fois que des clients professionnels arrivent pour des réunions.
En plus de s’occuper des clients sans rendez-vous, une réceptionniste temporaire peut également avoir à répondre à des questions par téléphone. Étant donné que les personnes occupant ces postes ont une connaissance limitée des opérations de l’entreprise, les employés temporaires ne peuvent normalement répondre qu’à des questions très basiques sur les opérations de l’entreprise, ce qui signifie que les demandes plus complexes doivent être adressées aux employés permanents. Dans de nombreux cas, les grandes entreprises utilisent un standard et la réceptionniste est responsable de la gestion des appels afin que les clients puissent être connectés aux travailleurs ou aux systèmes de messagerie vocale. Étant donné que de nombreuses entreprises utilisent des standards et des logiciels administratifs similaires, une personne connaissant ces systèmes peut remplir ce rôle même si cette personne en sait très peu sur les opérations réelles de l’entreprise.
Alors que de nombreuses personnes occupant des postes à court terme sont chargées de remplacer les travailleurs absents, d’autres tentent de décrocher des emplois à temps plein. Certaines entreprises emploient des réceptionnistes sur une base temporaire à permanente, ce qui signifie que les personnes qui fonctionnent bien pendant ces stages peuvent se voir offrir des postes permanents. Les lois du travail dans de nombreux pays rendent difficile ou coûteux pour les entreprises de licencier des employés, ce qui pousse de nombreux employeurs à embaucher tous les travailleurs sur une base temporaire avant de faire des offres d’emploi à temps plein.