Pour choisir le meilleur système de gestion de Business Process Outsourcing (BPO), vous devez commencer par déterminer les solutions dont vous pourrez le plus bénéficier. Par exemple, les professionnels qui externalisent les processus de front office, tels que le service client, peuvent bénéficier d’un système de gestion BPO qui fournit aux représentants d’un tiers des scripts, des directives et des interfaces. Les professionnels qui externalisent les fonctions de back-office, telles que la comptabilité, pourraient toutefois bénéficier davantage d’un logiciel permettant le partage de documents, de feuilles de calcul et de correspondances. Des facteurs tels que la qualité, le coût et la compatibilité doivent également être pris en compte lorsque vous choisissez un système de gestion BPO.
Lorsqu’une entreprise utilise le BPO, elle sous-traite des processus à un tiers. Un dirigeant, par exemple, peut décider que son organisation peut réduire ses coûts en embauchant une société tierce de technologie de l’information (TI) au lieu de prendre en charge un service informatique interne. Un système de gestion BPO est tout type de programme informatique qui aide les professionnels à communiquer avec et à superviser les tiers auxquels ils sous-traitent du travail. Dans la plupart des cas, ce logiciel permet aux utilisateurs de partager des renseignements, des stratégies, des horaires et des lignes directrices ou des points de formation.
De nombreux professionnels choisissant un système de gestion BPO pourraient commencer par se renseigner sur les différents produits sur le marché. Un bon point de départ pourrait être les périodiques commerciaux et les sites Web qui fournissent des informations impartiales sur les produits populaires parmi les entreprises prospères et les nouveaux types de technologies introduits par les fabricants de logiciels. Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec les différents systèmes sur le marché, vous voudrez peut-être également garder à l’esprit les solutions pertinentes pour votre exploitation.
Il est courant de trouver des systèmes de gestion BPO développés pour des processus spécifiques. Par exemple, un système de gestion BPO qui aide les professionnels qui externalisent les processus de ressources humaines peut offrir des fonctionnalités qui incluent des modèles pour conserver les dossiers des employés et des informations concernant les soins de santé et autres avantages. Certains concepteurs de logiciels peuvent travailler en étroite collaboration avec des professionnels pour développer des systèmes spécifiquement adaptés à leurs besoins.
Les professionnels qui ne disposent pas de leur propre service informatique interne peuvent bénéficier d’un logiciel accessible en ligne. Au lieu de stocker des données sur leurs propres serveurs, ils peuvent stocker des informations sur un serveur Web fourni par un hôte de système de gestion BPO. Ce modèle peut également être préféré par les professionnels qui s’inquiètent des problèmes de compatibilité.
Dans certains cas, il peut être nécessaire de communiquer avec un tiers avant de choisir un système de gestion BPO. Des problèmes tels que la compatibilité avec le système d’exploitation et le réseau préexistants d’un tiers peuvent avoir une incidence sur le type de système que vous utilisez. Il est également possible qu’une société tierce utilise son propre logiciel de gestion.